Onko toimitilasi vuokrasopimus päättymässä 2 vuoden sisällä? Nyt on oikea aika miettiä nämä 4 asiaa

Oletko pohtinut, että toisenlainen toimitila kenties palvelisi organisaatiosi tarpeita paremmin? Toimitilan vaihtaminen on mittava projekti, joten sitä helpottaaksemme keräsimme tähän neljä hyödyllistä näkökulmaa muuttoa harkitsevalle.

Lue vinkkimme jo nyt, vaikka toimitilasi vuokrasopimus päättyisi vasta parin vuoden päästä!

1.      Kannattaako muutto? Mitä hyötyjä uuteen toimitilaan siirtymisestä voi olla?

Ensimmäisenä sinun on hyvä miettiä, millaisen muutoksen haluat saavuttaa toimitilavaihdoksella. Mitä haasteita muutolla on tarkoitus ratkaista?

Me Varmassa olemme kohdanneet useita syitä toimitilan vaihtamiselle.  Uuteen toimitilaan siirtyminen on tarjonnut asiakkaillemme mahdollisuuksia muun muassa

  • kasvaa uusiin mittoihin suuremmissa tiloissa
  • säästää kustannuksissa aiempaa kompaktimmissa tiloissa
  • muokata työskentely- ja yrityskulttuuria liiketoiminnan kehitystä paremmin tukevaksi
  • siirtyä sijainniltaan entistä paremmin toiveita vastaavaan kiinteistöön
  • hyötyä aiempaa monipuolisemmista toimitilakiinteistön palveluista
  • hakeutua lähemmäs muita, saman toimialan toimijoita ja hyötyä synergioista
  • muokata toimitilan ilmettä brändiin paremmin sopivaksi
  • vaihtaa vuokranantajaa esimerkiksi Varman kaltaiseen, mutkattomaan ja kotimaiseen yritykseen.

Kuulostaako jokin näistä tavoitteista sinun yrityksesi kohdalla ajankohtaiselta?

Toimitilan sijainti ja yrityksen oma kulttuuri nähdään 2020-luvulla entistä tärkeämpinä liiketoimintaan, työntekijöiden sitoutumiseen sekä työskentelymotivaatioon vaikuttavina tekijöinä. Tilaan ja työympäristöön halutaan panostaa.

Lukuvinkki: Nämä 5 kysymystä auttavat sinua toimiston vetovoiman lisäämisessä »

2.      Aloita tulevan toimitilan suunnittelu ja vapautuvien tilojen kartoittaminen jo nyt

Kun tiedät, mitä hyötyjä toimitilan vaihtamisessa tavoittelet, kannattaa vapautuvien tilojen kartoitustyö aloittaa pikimmiten.

1–2 vuoden aikajänne toimitilamuutoksessa on lyhyt, sillä organisaatiosi sisäinen tilan tarpeen hahmottaminen, tilojen konseptointi sekä lopulta myös mahdolliset muutokset valitsemassasi uudessa kohteessa ottavat oman aikansa.

Suosittelemme keräämään tietoa nykyisen toimistosi erilaisten tilojen käyttöasteista sekä työntekijöidesi toiveista, jotta tiedät, mihin sinun kannattaa erityisesti kiinnittää uuden toimitilan valinnassa huomiota.

3.      Pohdi, millaiset tilat palvelevat liiketoimintaasi jatkossa

Onko hybridityöskentely sinunkin yrityksesi arkea nyt ja tulevaisuudessa? Toimitilat muuttuvat käyttäjien tarpeiden mukaan ja tulevan suunnitteleminen pitkälle voi juuri nyt tuntua hankalalta.

Vaikka hybridityön malli olisikin tullut jäädäkseen, ei sekään tarkoita vuosiksi eteenpäin kiveen hakattuja työnteon ohjenuoria. Hybridityön malliin siirtymisen yhteydessä on hyvä sopia jokin ”koeaika”, jonka jälkeen arvioitte työyhteisönne käytänteiden toimivuutta ja jatkokehitystarpeita.

Koska työnteko muuttuu jatkuvasti, myös Varman vuokralaiset ovat viime vuosina suosineet lähes poikkeuksetta monitilatoimistoja, jotka tarjoavat jokaiseen työtehtävään sopivan tilan ja joita voidaan säätää joustavasti käyttöasteen mukaan. Me osaltamme varmistamme, että vanhaankin rakennukseen saadaan riittävästi muunneltavaa tilaa.

Asiakasorganisaatiomme kasvaessa tai kutistuessa meillä on usein sopivia tiloja lähellä tai jopa samassa rakennuksessa, joten tilantarpeen muuttumista kesken vuokrasopimuksen ei kannata erityisen paljon jännittää.

Lukuvinkki: Hybridityöopas – näin luot vetovoimaisen toimiston

4.      Millainen toimitilojen sijainti palvelee liiketoimintaasi parhaiten jatkossa?

Toimitilan sisustuksella ja tilajaolla on paljon merkitystä työnteon sujuvuuteen, yrityskulttuuriin ja ihmisten viihtyvyyteen, mutta lisäksi toimiston sijainti vaikuttaa erittäin paljon esimerkiksi työntekijöidesi arjen vaivattomuuteen ja asiakastapaamisten järjestelyihin. Liiketilojen kohdalla sijainnin merkitys on luonnollisesti vieläkin kriittisempi menestystekijä.

Mieti siis, onko sinun yrityksesi kannalta oleellista sijoittua hyvien liikenneyhteyksien varrelle niin, että työntekijöidesi käytössä on reilusti parkkitilaa, vai palveleeko esimerkiksi sijainti kauko- ja lähiliikenteen solmukohdissa henkilöstösi arjen liikkumista parhaiten. Olisiko sijainti muiden alasi toimijoiden välittömässä läheisyydessä uhka vai mahdollisuus?

Hybridityö mahdollistaa myös rekrytoinnit aiempaa laajemmalta alueelta, joten toimitilan sijainti vaikuttaa myös osaamispääoman kartuttamiseen.

Ota meihin yhteyttä, vaikka vuokrasopimuksesi päättymiseen olisi vielä 1–2 vuotta aikaa

Vaikka aikajänteet toimitilavuokrauksessa ovat pitkät, eivät parin vuoden sisällä vapautuvat toimitilat yleensä näy vuokranantajan tai kiinteistönomistajan verkkosivuilla.

Vaikka vuokrasopimuksesi päättymiseen olisi vielä aikaa, suosittelemme ottamaan jo ajoissa yhteyttä Asset Managereihimme tai jättämään yhteydenottopyynnön, sillä meillä saattaa olla jo alustavaa tietoa sinulle sopivalla aikataululla vapautuvista tiloista. Kun tiedämme tilantarpeesi ajoissa, pystymme auttamaan sinua paremmin!

Onko toimitilan vaihtaminen yrityksellesi pian ajankohtaista? Tutustu vapaisiin toimitiloihimme tai ota yhteyttä