Millaiseen toimitilaan sitoutua tuleviksi vuosiksi? Toimitilatarpeiden ennakointi haastaa nyt yrityksiä

Hybridityön yleistyessä tarvittavan toimitilan määrä on vaikea hahmottaa samalla kun liian väljiltä tuntuvien tilojen ylläpitokustannukset mietityttävät. Erityisen kinkkiseksi toimitilapohdinta muuttuu siinä vaiheessa, kun neliömääränsä puolesta vanhat toimistotilat tuntuvat riittävän ihan mainiosti, mutta tilajako ja käytettävissä olevat huoneet eivät toimi arjessa.

Tässä artikkelissa käsittelemme toimitilamarkkinasta nousseita ajankohtaisia teemoja. Lue eteenpäin, jos uudet toimitilat yrityksellesi kiinnostavat, mutta et ole aivan varma, mitä sinun tässä vaiheessa kannattaisi tehdä.

1. Älä laske pelkkiä neliöitä tai neliövuokraa, vaan keskity pohtimaan työn tekemisen tarpeita ja niistä nousevia kriteereitä yrityksesi toimitilaan.
2. Älä tee liian radikaaleja liikkeitä ääripäästä toiseen – työelämässä on nähty nopeita muutoksia viimeisten vuosien aikana, mutta toimitilaa valitessa ei kannata syöksyä äärimmäisyyksiin.
3. Älä kuitenkaan jahkaile liian pitkään, vaan tee päätös uutta toimitilaa koskien – hukattu aika hukkaa useimmiten myös rahaa tai vähintäänkin mahdollisuuden päästä havittelemaasi toimitilaan.

Kun yritys harkitsee pienempää toimitilaa, taustalla on tyypillisesti jokin näistä ajureista: rahansäästö, yrityskulttuurin kehittämiseen tähtäävät kehitystoimet tai vastuullisuustavoitteet. Tunnistatko oman yrityksesi tilanteen näistä?

Lukuvinkki: “110 % parempi!” – Muutto uusiin toimitiloihin piristi käyttöastetta ja toimistokulttuuria | Case: Retta

Toimitilavuokrauksen kentällä on nähtävissä pandemiasta käynnistynyt trendi, jossa useat yritykset suunnittelevat pienentävänsä tilojaan. Hybridityö ymmärrettävästi mahdollistaa vähemmät työpisteet toimistolla, kun kaikki työntekijät eivät ole lähityössä samoina päivinä.

Toimitilojen koossa tai neliövuokrassa säästämisen kanssa kannattaa kuitenkin olla varuillaan muun muassa näistä syistä:

• Markkinoiden muutokset ovat olleet viime vuosina nopeita, emmekä vielä tiedä mitä seuraavat vuodet tuovat tullessaan. Entä jos yrityksesi liiketoiminta kääntyykin vauhdikkaaseen kasvuun? Aivan pieneen toimitilaan vaihtaminen nyt ei ole kauaskantoista suunnittelua, sillä et varmasti halua, että seinät rajoittavat tulevia rekrytointejasi ja liiketoimintaasi.
• Budjettiratkaisuun, huonompaan sijaintiin tai toimimattomiin tilaratkaisuihin vaihtaminen halvemman vuokran perässä ei yleensä myöskään kannata. Joillakin paikkakunnilla toimitilojen kysyntä on kovaa, eikä uutta, parempaa tilaa välttämättä löydy kovin nopeasti vaikka pian sellaisen taas tarvitsisitkin. Pidä kiinni hyvästä tilasta ja hyvästä sijainnista nyt.
• Pienempi neliövuokra voi myös tuntua houkuttelevalta, sillä se luonnollisesti rinnastetaan suoraan pienempiin toimitilakustannuksiin. Entä jos se tarkoittaa kompromisseja työtilojen pohjaratkaisun ja sitä kautta myös työnteon mahdollisuuksien, työrauhan tai yhteisten kokoontumisten osalta? Oletko valmis laittamaan tärkeysjärjestykseen työntekijöidesi työskentelyolot (eli myös tuottavuuden) ja toimitilasta maksamasi vuokran?

Nyt, kun hybridityö on arkipäiväistänyt, vallalla on selvästi ajattelu, että hienotkaan toimistot eivät houkuttele lähityöhön, jos työnteon edellytykset eivät niissä täyty.

Kun yritys harkitsee pienempiin toimitiloihin muuttamista, taustalla on tyypillisesti jokin näistä ajureista: rahansäästö, yrityskulttuurin kehittämiseen tähtäävät kehitystoimet tai vastuullisuustavoitteet. Tunnistatko oman yrityksesi tilanteen näistä?

Me Varmassa olemme huomanneet, että useimmiten ensisijainen syy toimitilan vaihtamiselle ei viime aikoina ole ollut rahansäästö. Suurin osa pienempiin tiloihin muuttaneista yrityksistä on itse asiassa vaihtanut kompaktimpiin mutta suuremman neliövuokran tiloihin, sillä he ovat halunneet panostaa aidosti toimiviin tiloihin.

Myös vastuullisuuden näkökulma toimitilaa valitessa on yleistynyt selvästi. Lukuisat asiakasyrityksemme ovat olleet itse aktiivisia esimerkiksi energiansäästöön liittyvissä toimenpiteissä, sekä kiitelleet meitä kiinteistönomistajina siitä, että osallistumme vastuullisuustoimenpiteisiin omalla, hyvällä panoksellamme. Vastuullisuustoimenpiteet nykyisissä tiloissa tai vaihtoehtoisesti muutto aiempaa vastuullisempiin toimitiloihin näkyy useissa yrityksissä tulevaisuudessa myös kustannussäästönä. 

Lataa maksuton toimitilahakijan opas – hyödyllisimmät vinkit kun uusi toimisto tai liiketila on ajankohtainen

Lukuvinkki: Onko toimitilasi vuokrasopimus päättymässä 2 vuoden sisällä? Nyt on oikea aika miettiä nämä neljä asiaa

Hybridityöhön siirryttäessä useimmissa organisaatioissa pohdittiin, mitä hienoa, ainutlaatuista, houkuttelevaa ja vetovoimaista erikoisuutta toimistolle voisi keksiä, jotta työntekijät palaisivat edes osittaiseen lähityöhön pitkän etätyöjakson jälkeen.

Nyt, kun hybridityö on arkipäiväistynyt, vallalla on selvästi ajattelu, että hienotkaan toimistot eivät houkuttele lähityöhön, jos työnteon edellytykset eivät niissä täyty. Melko useissa yrityksissä työntekijät ovat nähneet kotoa käsin työskentelyn tehokkaammaksi ja mielekkäämmäksi, kun toimisto ei yksinkertaisesti palvele tarkoitustaan.

Esimerkkitoimenpiteitä, jos epäilet, että yrityksesi toimistot eivät tue työntekoa optimaalisesti:

1. Mittaa toimipisteiden ja neuvottelutilojen käyttöasteita: mitkä tilat ovat jatkuvasti varattuja tai mitä ei käytetä juuri ollenkaan?
2. Seuraa työntekijöiden toimintaa: missä työskennellään hiljaa, missä käy hälinä? Pystytkö vaikuttamaan tähän ohjeistuksella ja linjauksilla?
3. Selvitä, miten ja missä Teams-kokouksiin nykyään osallistutaan. Löytyykö sopivia, rauhallisia tiloja riittävästi? Jäädäänkö etätöihin sen vuoksi, että kokouksiin on helpompi osallistua esimerkiksi kodin rauhasta?

Lukuvinkki: Arkkitehti listasi 7 toimistojen trendiä vuosille 2022–2023

Lukuvinkki: Uudet toimitilat hybridityön tarpeeseen | Case: Pankaboard

Toimitilaa vaihtaessa järkevä optimointi nähdään parhaana ratkaisuna. Tarvittavan tilan määrän hahmottaminen on usein helpompaa pienehköissä yrityksissä, sillä tällöin yksittäisten henkilöiden tai tiimien työnteon tavat ja toiveet on mahdollista huomioida. Suurissa yrityksissä tarvitaan edellistä enemmän yhteisiä linjavetoja, joiden mukaan koko henkilöstön odotetaan toimivan.

Jos työntekijä saapuu toimistolle ajatuksenaan kohdata kollegoita sekä hoitaa työkavereiden kanssa kesken jääneitä pieniä työtehtäviä kasvokkain, on pettymys melkoinen, jos toimistopäivänä ei tapaakaan juuri ketään. Herää kysymys, miksi minä tulen toimistolle, kun kukaan muukaan ei täällä ole? Yksinäinen työntekijä jättää herkästi seuraavan mahdollisen toimistopäivän väliin.

Suoran tilojen vähentämisen lisäksi suosittelemme siis myös pohtimaan, millä tavalla tilojen suunnittelu tukee kohtaamisia työpäivän aikana. Entä mitkä palvelut toimitilakiinteistössäsi tukisivat lyhyitä palautumisen mahdollisuuksia sekä yhteisöllisyyden hetkiä? Esimerkiksi lounasravintolaa lähellä toimistoa Varman asiakkaat pitävät yleensä varsin tärkeänä.

Lukuvinkki: Millaisia palveluita kaipaat toimistosi yhteyteen? Lue 10 ajankohtaista esimerkkiä toimitilakiinteistöjen palveluista

Lukuvinkki: Ideoita uuden toimiston tilaratkaisuihin – lue arkkitehdin vinkit

Joustavuutta kaivataan nyt työelämän jokaisella akselilla. Työnteonmallit joustavat, sillä töitä halutaan tehdä lähes missä tahansa. Tämä puolestaan näkyy suorana vaatimuksena toimitilojen joustavuudelle, kun yritysten on hankala arvioida toimistolla kulloinkin työskentelevän henkilöstön määrää. Tämän seurauksena yritykset kaipaavat mahdollisimman pieniä tiloja, joissa kuitenkin olisi hyvä olla kasvunvaraa liiketoiminnan kääntyessä mahdollisesti jopa nopeaan kasvuun. Toisaalta kiinteän kokoisiin ja hintaisiin toimitiloihin sitoutuminen pelottaa useita yrityspäättäjiä, sillä tulevaa markkinaa on hankala ennustaa eikä turhista neliöistä huvita maksaa. Vuokrasopimuksista puolestaan toivotaan mahdollisimman lyhyitä ja nimenomaan joustavia.

Joustavuus nousee esiin nyt jatkuvasti, joten me Varmassa suhtaudumme siihen avoimin mielin, keskustellen, sekä parasta ja yhteistä ratkaisua vuokralaisen kanssa etsien.

Varman asiakkaat ovat toimitilavuokrausmarkkinan tyytyväisimpiä jo kaksi vuotta peräkkäin, ja eniten saamme kiitosta sujuvasta yhteistyöstä, joustavuudesta sekä hyvistä keskusteluväleistä.

Asset Managerimme ovat valmiita keskustelemaan jouston mahdollisuuksista vuokrasopimuksissa. Me ymmärrämme toimitilaan sitoutumiseen liittyvät jännitteet, joten vuokrasopimuksen pituutta on mahdollista säätää esimerkiksi toimitilaan tehtävien muutosten määrää vähentämällä.

Lukuvinkki: Varman asiakkaat toimitilavuokrauksen tyytyväisimpiä myös vuonna 2022

Lataa maksuton toimitilahakijan opas – hyödyllisimmät vinkit kun uusi toimisto tai liiketila on ajankohtainen

Haluatko lukea lisää toimitilan valinnasta? Kokosimme Varman toimitilahakijan oppaaseen 10 kohdan listan asioista, jotka uutta toimitilaa etsivän on hyvä kartoittaa.

Oppaassa kerromme myös:

• Kuinka luoda vetovoimainen toimitila, joka kannustaa lähityöhön?
• Millaiset toimitilapalvelut helpottavat tilan käyttäjien arkea?
• Mistä tunnistaa vastuullisen kiinteistönomistajan?

Lataa maksuton opas

Etsitkö uutta toimistoa pääkaupunkiseudulta, Helsingin keskustasta tai Tampereelta, vai tarvitseeko yrityksesi toimivammat liiketilat esimerkiksi Jyväskylästä tai Hyvinkäältä? Toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti.

Meillä saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on myös tutkitusti jo kaksi vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!

Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta