Historiallisen Finlaysonin alueen kiinteistötieto tallennetaan yhteiseen tietopankkiin

Työeläkeyhtiö Varma kehittää Tampereen Finlaysonin alueen kiinteistötiedon hallintaa juhlavuoden kynnyksellä. Jatkuvan tietomanageroinnin tavoitteena on tallentaa, jakaa ja ylläpitää tietoja oikeassa paikassa. Tiedot viedään yhteiseen tietopankkiin asianmukaisesti tallennettuna ja varmuuskopioituna.

Työeläkeyhtiö Varma omistaa Tampereen Finlaysonin alueen kiinteistöt sekä vastaa niiden ylläpidosta ja kehittämisestä. Vuoden 2019 alussa Varma aloitti Granlundin kanssa yhteistyön, jonka tavoitteena on keskittää alueen kiinteistöjen tekniset suunnitelmat yhteen paikkaan.

– Laajalla alueella on useita rakennuksia, jotka on rakennettu eri vuosikymmenillä ja -sadoilla. Lähtötiedot ovat eri suunnittelukausina hajaantuneet useille arkkitehti- ja suunnittelutoimistoille, kertoo Varman kiinteistöpäällikkö Kai Niinimäki.

Kaikkea suunnittelutietoa ei eri aikakausien rakennuksista ole koskaan kirjattu ylös. Tiedon keskittämisen haasteena on myös 1990-luvulla aloitettu rakennusten muutostyö ja modernisointi, jonka myötä vanhoista tehdashalleista on kehittynyt ainutlaatuinen monitoimikampus.

200-vuotisjuhlaansa vuonna 2020 viettävä Finlaysonin alue on muuttunut viimeisen parinkymmenen vuoden aikana paljon. Vuokralais- ja tilamuutostöitä on meneillään jatkuvasti. Valmiiksi alue ei tule koskaan. Tietomanageroinnilla luodaan tilanteeseen selkeyttä.

– Suunnittelu- ja muutostöiden helpottamiseksi tarvitaan ajantasaiset lähtötiedot ja suunnitteluaineistot. Tavoitteena on myös pienentää tiedonhallintaan liittyviä riskejä, Niinimäki sanoo.

– Kiinteistötietoa on koko ajan enemmän, ja siksi on tärkeää varmistaa tiedon ajantasaisuus, oikeellisuus ja saavutettavuus. Haasteena on, että organisaatioissa tiedetään harvoin, missä kiinteistöjen tiedot tarkalleen ottaen sijaitsevat. Tiedonhallinta on usein illuusio, kertoo Granlundin tietomanageri Timo Kotilainen.

Riskit kasvavat, jos kiinteistötiedot ovat vain paperimuodossa tai yhden suunnittelijan tietokoneella.

– Tietomanageroinnissa jokaiselle asiakkaalle kehitetään parhaiten toimiva toimintatapa, jolla tietoja ylläpidetään, haetaan, säilytetään ja jaetaan sähköisessä muodossa, yhdenmukaisella tavalla, Kotilainen sanoo.

Yhteistyön alussa pohdittiin, missä kiinteistöjen tietoja kannattaa säilyttää. Nyt tiedot kerätään kaikille yhteiseen tietopankkiin asianmukaisesti tallennettuna ja varmuuskopioituna. Lisäksi on kehitetty toimiva tehtävänjako siihen, kuka tietoja tallentaa ja ylläpitää.

– Yksi suurimmista muutoksista on ajantasasuunnittelijoiden valinta. He vastaavat tietyn rakennuksen tai alueen kaikkien suunnitelmien päivittämisestä, Kotilainen sanoo.

Lisäksi uusi suunnittelu- ja dokumentointiohje sisältyy jokaisen alkavan hankkeen lähtömateriaaleihin. Jokainen suunnittelija tietää, mitä pitää dokumentoida, mihin, milloin ja missä muodossa.

– Toiminta on selkiytynyt jo huomattavasti, ja kiinteistötietoa päivitetään aina, kun rakennukseen, kerrokseen tai tilaan tehdään muutoksia”, sanoo lähes 10 vuotta Finlaysonin alueen ylläpidosta vastannut tekninen manageri Janne Sirén Caverionilta.

Aikaisemmin jokaista projektia edelsi tietojen keräämisen vaihe, joka vei aikaa. Nyt tiedonhakuun on selkeä prosessi. ”Suunnittelijat tuovat ja jakavat aineistoja tottuneesti tietopankkimme kautta. Sähköpostijakelut ovatkin pienentyneet selvästi.”

Kiinteistötiedon hallinta ei ole koskaan pikamatka vaan maraton, joka vaatii pitkäjänteistä yhteistyötä. Granlundin konsultit auttavat Varmaa jatkossakin ylläpitämään materiaaleja ja ratkomaan tiedonkulun ongelmia, mikä varmistaa tarvittavien tietojen saatavuuden.

– Granlundin kokemus vastaavista hankkeista tuo meille tärkeää lisäarvoa. Pyörää ei tarvitse keksiä aina uudelleen, vaan voimme peilata, mitä on tehty muualla ja mitkä asiat voisivat toimia meillä, Sirén painottaa.

Granlund on tiedottanut asiasta verkkosivuillaan: https://www.granlund.fi/uutiset/finlaysonin-alueen-kiinteistotietoa-hallitaan-tietomanageroinnilla/