Monitilatoimisto on parhaimmillaan tehokkaan tietotyön tila – mutta miten se toteutetaan?

Uuden merkityksen monipuoliset työnteon tilat ovat saaneet hybridityön yleistyttyä, kun tietotyötä on pandemian jälkeen totuttu tekemään joustavasti hyvin erilaisissa paikoissa. Työn tulostavoitteet eivät silti tietenkään ole hävinneet mihinkään. Mitä tämä tarkoittaa toimitilasuunnittelun kentällä – millaisia tiloja työskentely oikein tarvitsee? Millaisissa tiloissa työnteko onnistuu?

Tässä artikkelissa käsittelemme monitilatoimistoille tyypillisiä erilaisia tiloja sekä keräämme yhteen keskeisimmät havainnot eri kokoisten yritysten toimistotilaratkaisuista.

Monitilatoimistoajattelun takana on näkemys ja kokemus siitä, että yksi yhtenäinen työtila ei sovi kaikille työntekijöille eikä kaikkiin työskentelytarpeisiin. Tämän vuoksi toimistotila on syytä jakaa erilaisiin vyöhykkeisiin, osastoihin tai huoneisiin, jotka mahdollistavat erilaisten työtehtävien tuloksekkaan ja mielekkään tekemisen.

Monitilatoimiston on siis käytännössä tarkoitus tarjota työntekijöille valinnanvaraa: mahdollisuus valita itselleen kulloinkin sopiva työympäristö sekä vaihtaa työympäristöä työtehtävän tai muun tarpeen mukaan.

Lukuvinkki: “110 % parempi!” – Muutto uusiin toimitiloihin piristi käyttöastetta ja toimistokulttuuria | Case: Retta

Monitilatoimistoa suunnitellessa tilojen tarve muotoutuu aina yrityksen ja sen työntekijöiden arjen tarpeiden mukaan. Suunnittelussa on siis otettava huomioon työntekijöiden tehtävät, kommunikaation tarve, yhteistyön aste ja muut erityispiirteet, jotta tilat vastaavat parhaiten yrityksen tarpeita.

1. Avoin työtila: Avoin työtila on yhteinen alue, jossa suuri osa päivittäisestä, suorittavasta työstä tehdään. Avoin työtila voi sisältää työntekijöiden omia, nimikoituja työpisteitä sekä vapaasti tiettyihin ajankohtiin varattavia työpisteitä. Avoimissa työtiloissa voi yrityksen toimialasta riippuen olla myös ryhmätyöskentelyyn sopivaa kalustusta.
2. Hiljaiset tilat: Erikseen määritellyt ja akustiikan osalta tarkoin suunnitellut hiljaiset tilat takaavat rauhallisen ympäristön, jossa työntekijät voivat keskittyä tehtäviinsä ilman häiriöitä. Hiljaiset tilat ovat tyypillisesti erillisiä huoneita tai isommissa yrityksiä omia vyöhykkeitään, joissa häiriötekijät pidetään yhteisten ohjeiden mukaisesti minimissä.
3. Neuvottelutilat: Neuvottelutiloja tarvitaan niin kokouksiin, tiimityöhön, koulutuksiin, asiakastapaamisiin kuin muuhunkin yhteistyöhön. Vaikka useissa yrityksissä hybridityö on osa arkea, ei neuvottelutilojen tarve ole vähentynyt laisinkaan. Neuvottelutilojen tuleekin nykyään taipua livekohtaamisten lisäksi hybridi- ja etätapaamisiin.
4. Yhteiset tilat tai erilliset virkistystilat: Yhteiset tilat rennompaan oleiluun ovat tärkeitä työntekijöiden hyvinvoinnin ja yhteisöllisyyden edistämisessä. Virkistystiloiksi voidaan lukea esimerkiksi toimistotilan keittiö tai kahvila, mukavasti sisustettu rentoutumisalue tai vaikkapa erillinen pelihuone. Joissakin toimitilakiinteistöissä voi olla myös tarpeen mukaan varattavia, yhteisiä liikuntatiloja, jolloin kaikkia erikoistiloja ei tarvitse sijoittaa omaan monitilatoimistoon.
5. Erikoistilat: Yrityksen toimialan mukaan monitilatoimistoon saatetaan sisällyttää myös erikoistiloja kuten erilaisia studioita, laboratorioita tai koulutustiloja. Näiden tilojen tarpeet esimerkiksi teknologioiden, ilmanvaihdon, valaistuksen ja tilajaon suhteen ovat kuitenkin aina hyvin tapauskohtaisia, joten niiden järkevä sijoittelu toimistorakennuksessa on tarkasteltava erikseen.

Vaikka yleisiä linjauksia ja malleja monitilatoimiston suunnittelun tueksi on olemassa, on tila tärkeä aina mukauttaa yrityksen tarpeiden ja työntekijöiden toimintatapojen mukaan. Jotkut yritykset voivat tarvita enemmän neuvottelutiloja, kun taas toisille erityisesti avoimet työtilat voivat olla tärkeitä.

Pohditko, millaiseen toimistotilaan yrityksesi kannattaa sitoutua seuraaviksi vuosiksi? Lue artikkelimme toimitilatarpeiden ennakoinnista.

Tyypillisesti ensimmäinen monitilatoimisto-termistä esiin nouseva ajatus on mielikuva suuren organisaation mittavasta toimistotilasta, joka jakautuu erilaisiin työn tekemisen vyöhykkeisiin. Monitilatoimistoja toteutetaan kuitenkin kaiken kokoisille yrityksille, sillä perustarve monitilatoimistolle löytyy yhtä lailla jokaisesta organisaatiosta: yksi, yhtenäinen työtila ei sovi kaikille työntekijöille ja kaikkiin työtehtäviin.

Pienen yrityksen toimistotila on tyypillisesti pinta-alaltaankin pieni. Pienissä toimitiloissa sama tila usein palvelee useita eri tarkoituksia hieman eri aikoina, joten tilasuunnittelun keskiössä ovat tyypillisesti helposti muokattavat ja siirreltävät kalusteet. Kun esimerkiksi hiljainen työskentely, kokoukset ja asiakastapaamiset hoidetaan eri aikoina mutta kaikki samassa tilassa, täytyy myös tilan sisustuksessa huomioida tarvittavat kalusteet.

Toisaalta jos kompakti tila on jaettavissa eri käyttötarkoituksiin, se kannattaa tehdä, sillä se helpottaa esimerkiksi hiljaisen työn tekemisen ja samanaikaisten puhelinpalaverien pitämistä.

Keskisuuressa yrityksessä toimistopinta-alaa on työntekijämäärän vuoksi luonnostaankin niin paljon, että eriytettyjen työtilojen suunnitteleminen eri tiimeille tai osastoille on mahdollista. Toisaalta keskisuuressa yrityksessä monitilatoimisto on mahdollista toteuttaa myös niin, ettei tiimikohtaisia tiloja ole ollenkaan, vaan kaikki työntekijät voivat vapaasti valita oman työpisteensä kyseisen päivän työtehtävien mukaan esimerkiksi neuvottelutiloista, rennommista oleskelutiloista tai erityisesti hiljaiseen työhön osoitetusta tilasta.

Keskisuuressa yrityksessä toimistotilaa suunniteltaessa työntekijöiden viihtyvyys ja tilojen todellinen toimivuus on merkittävässä roolissa myös työntekijöiden sitouttamisessa ja toimistokulttuurin luomisessa. Kehnosti suunnitellussa toimistossa on hankala työskennellä, jolloin työntekijät herkästi jäävät etätöihin.

Suuren yrityksen monitilatoimistossa erilaisten työnteon tilojen tarve korostuu entisestään, kun henkilöstöä toimistolla on samanaikaisesti enemmän. Toisaalta tilankäytön suunnittelun huolellisuus korostuu myös tässä koko luokassa omalla tavallaan, sillä turhista neliöistä on turha maksaa.

Suurten yritysten toimitilasuunnittelun tyypillisin haaste hybridityöhön liittyen on se, että väljässä toimistossa ei välttämättä kohtaa kollegoita. Tämän vuoksi suosittelemme yrityksiä pohtimaan, millä tavalla tilojen suunnittelu tukee kohtaamisia ja yhteisöllisyyden hetkiä työpäivän aikana.

Meiltä saat yrityksesi tarpeet huomioivaa ja suoraviivaista palvelua toimistotilan suunnittelun ja valinnan tueksi.

Voit tutustua vapaisiin toimitiloihin toimitilahakumme avulla, tai ottaa suoraan yhteyttä Asset Managereihimme!