Toimitilastrategia on yrityksen tai organisaation suunnitelma siitä, millaisia tiloja yritys tarvitsee nyt ja tulevaisuudessa. Strategia määrittää suuntaviivat sille, mihin käyttötarkoitukseen tiloja tarvitaan, miten niitä käytetään, missä ne sijaitsevat ja miten toimitilat tukevat liiketoiminnan tavoitteita.
– Toimitilastrategia on olennainen osa yrityksen kokonaisstrategiaa. Se, millaisia tiloja yrityksellä on käytössä, vaikuttaa suoraan työn tuottavuuteen ja mielekkyyteen, kustannusrakenteeseen sekä liiketoiminnan joustavuuteen, kommentoi Työeläkeyhtiö Varman toimitilajohtaja Toni Pekonen.
Ilman strategiaa toimitila nousee puheenaiheeksi vasta siinä vaiheessa, kun tilat eivät enää sovellu nykyisiin käyttötarkoituksiin tai vuokrasopimuksen päättyminen alkaa häämöttää. Silloin uuden tilan löytämisessä voi tulla kiire.
Toimitilastrategia ja työkulttuuri kulkevat käsi kädessä
Työelämän murros ja hybridityön yleistyminen ovat väistämättä muovanneet lähes jokaisen asiantuntijaorganisaation työkulttuuria. Pekonen kannustaa yrityksiä kehittämään toimitilastrategiaa käsi kädessä työkulttuurin kanssa.
– Toimitila on konkreettinen ympäristö, jossa työtä tehdään, ja sen täytyy tukea työkulttuuria. Jos kulttuuria ja toimitilastrategiaa kehitetään erillään, voidaan päätyä tilanteeseen, jossa uusi kulttuuri ei toimi olemassa olevissa tiloissa. Silloin joudutaan tekemään ”tuplatyö”, kun tiloja täytyy muovata jälkikäteen.
Pekosen mukaan HR:n osallistaminen toimitilastrategiaan edistää sen onnistumista. Hänen havaintonsa on, että tähän suuntaan useassa yrityksessä jo liikutaankin.
Lukuvinkki: Case Silo AI: Muutto toimivampaan toimistoon toi työntekijät takaisin lähityöhön
Hybridityön mallit muovaavat toimitilastrategiaa – lähityö lisääntyy tulevaisuudessa
Hybridityö tuli jäädäkseen, mutta työn tekemisen mallit ja yksittäisten yritysten päätökset etä- ja lähityön painotuksesta muovautuvat edelleen. Laajamittainen etätyö on vielä nuori ilmiö, jonka vaikutuksista alkaa hiljalleen kertyä tutkimustietoa.
– Moni yritys jäi pandemian jälkeen odottamaan, saapuvatko etätyöhön tottuneet työntekijät omin voimin takaisin toimistolle. Nyt on kuitenkin päätösten aika: miten etätyön ja lähityön sopiva suhde määritellään ja millaisia tiloja tarvitaan, jotta varmistetaan työkyky ja työn tehokkuus, Pekonen sanoo.
Koronapandemian seurauksena moni yritys vaihtoi pienempiin tiloihin, mikä aiheuttaa nyt haasteita.
– Tulevaisuuden suuntaus on, että ihmiset tulevat olemaan taas enemmän toimistolla. Tätä puoltaa muun muassa Työterveyslaitoksen tekemä tutkimus laajamittaisen etätyön haasteista, Pekonen jatkaa.
Toimitilastrategia tiivistettynä: mitä kannattaa ottaa huomioon?
Toimitilastrategia auttaa valitsemaan sopivan toimitilan sekä ennakoimaan yrityksen tulevia tilatarpeita. Yksinkertaisuudessaan toimitilastrategia voi olla dokumentti, joka vastaa seuraaviin kysymyksiin:
- Käyttötarkoitus ja -tavat: Mihin käyttötarkoitukseen tarvitsemme tiloja ja miten käytämme niitä?
- Koko ja kapasiteetti: Miten paljon tilaa tarvitsemme nyt ja tulevaisuudessa?
- Työkulttuuriin mukautuminen: Miten toimitilat tukevat yrityksemme työkulttuuria?
- Joustavuus: Kuinka hyvin toimitilat pystyvät mukautumaan liiketoimintamme muutoksiin, kuten kasvuun, supistumiseen tai työtapojen muutoksiin?
- Kustannukset: Mikä on toimitilojen osuus yrityksemme kulurakenteessa ja miten optimoimme toimitiloihin liittyvät kustannukset?
- Sijainti: Missä ja millaisten kulkuyhteyksien varrella yrityksemme toimitilat sijaitsevat?
- Vastuullisuus: Miten tilat vastaavat vastuullisuusvaatimuksiin, kuten energiatehokkuuteen ja kestäviin ratkaisuihin?
Tuntuuko toimitilatarpeiden ennakointi haastavalta? Lue: Millaiseen toimitilaan sitoutua tuleviksi vuosiksi?
Kun tilanne ei toimi, vuokraa toimitila Varmalta
Tarvitsetko uudet toimitilat? Varman toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti. Varman vuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo kolmatta vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!
Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta