Tilakustannukset ja henkilöstökustannukset ovat yrityksen suurimpia kiinteitä kuluja. Nykyisessä taloustilanteessa yhä useampi organisaatio joutuu arvioimaan näitä kustannuksia entistä tarkemmalla silmällä.
Samaan aikaan yritykset pyrkivät pitämään kiinni osaajistaan ja varmistamaan henkilöstön työtyytyväisyyden ja sitoutumisen. Siksi organisaatioiden on pohdittava tarkkaan, mistä on järkevää säästää; onko tiloista leikkaaminen vain näennäistä säästöä henkilöstön kustannuksella?
Tässä artikkelissa pohdimme tilakustannusten ja henkilöstön työtyytyväisyyden ja -tehokkuuden välistä suhdetta.
Yritysjohtajat edelleen epävarmoja: millaiset tilat hybridityön tarpeisiin?
Etä- ja hybridityön yleistymisen seurauksena yhä useampi yritys on ryhtynyt tarkastelemaan toimitilojensa käyttöastetta sekä tiloista aiheutuvia kustannuksia aiempaa kriittisemmällä silmällä.
Varman Asset Manager Mika Kaasalainen on huomannut työssään, että yrityksissä ollaan edelleen epävarmoja siitä, miten asiantuntijatyötä tulisi tehdä ja millaiset toimitilat palvelisivat parhaiten tarkoitusta.
– Vaikka hybridityö on ollut pinnalla jo muutamia vuosia, työnteon mallit puhututtavat edelleen yritysjohtajia. Onko parempi antaa työntekijöille vapaus valita työnteon paikka vai määrätä ihmiset toimistolle? Kun työn tekemisen mallit ovat epäselviä, on tilatarpeita ja -kustannuksia koskevat kysymykset haastavia.
– Vuokraajia puhututtaa edelleen se, mikä on todellinen tilatarve. Ja onko se, miten aktiivisesti henkilöstön toivotaan käyttävän tiloja suhteessa sen kanssa, miten työntekijät todellisuudessa käyttäytyvät, Kaasalainen jatkaa.
Tilakustannukset mietityttävät erityisesti silloin, kun toimitilojen käyttöaste vaikuttaa alhaiselta ja työpisteet seisovat päivästä toiseen tyhjinä. Tässä vaiheessa monen yritysjohtajan mielessä herää väistämättä ajatus, olisiko tiloja mahdollista vaihtaa pienempiin.
– Hybridityö ja etätyö ovat muuttaneet yritysten tarpeita toimitiloille, mutta samalla työntekijöiden tyytyväisyys ja sitoutuminen ovat entistä tärkeämpiä kilpailukykytekijöitä. Vaatimattomammat toimitilat voivat tuoda mukanaan uudenlaisia haasteita ja vaikuttaa henkilöstön tyytyväisyyteen ja tuottavuuteen. Siksi tila-asioita tulisi aina punnita monesta näkökulmasta, Kaasalainen summaa.
Lue myös: Hybridityö - työarjen valtava muutos muuttaa myös toimistoja
Varman Asset Manager Mika Kaasalaisen mukaan yrityksissä on tällä hetkellä havaittavissa päättämättömyyttä tila-asioissa.
Ennen kuin leikkaat toimitilakuluista, ota huomioon nämä henkilöstöön vaikuttavat seikat
Toimitiloista tinkimisen riskinä on, että toimimattomat tilat tai huono sijainti heikentävät työntekijöiden tehokkuutta ja sitoutuneisuutta ja ajavat heidät etätöihin. Työyhteisön välinen liima heikkenee, ja avainosaajat siirtyvät aiempaa herkemmin muualle töihin.
– Tilakustannukset ovat tietysti iso kustannus, mutta henkilöstökustannukset ovat usein paljon suuremmat. Siksi kustannusleikkauksia tulisi aina arvioida pitkällä tähtäimellä. Liian suuret leikkaukset tilakustannuksista johtavat tyypillisesti työympäristöihin, jotka eivät tue tehokasta ja tuottavaa lähityötä toimistolla, Kaasalainen sanoo.
Tyypillisiä sudenkuoppia on valita edullisempi tila huonommalla sijainnilla tai vaihtaa toimitilaa hätäisesti ja miettimättä, mitä yritys oikeastaan tarvitsee.
– Kehno sijainti on riski liiketoiminnalle. Jos valitset syrjässä sijaitsevan toimitilan vain edullisen vuokran perusteella, tai tilan, joka on neliöiltään teoriassa sopiva, mutta ei palvele tarpeita, on työntekijöitä hankala houkutella lähityöhön. Silloin toimitilan perustehtävä ei toteudu kovinkaan hyvin, Kaasalainen kiteyttää.
Lukuvinkki: Toimitilastrategia – mikä se on ja miksi yritys tarvitsee sellaisen?
Miten tilakustannuksia voi ja kannattaa optimoida?
On totta, että turhista neliöistä ja tyhjänä seisovista työpisteistä ei kannata maksaa. Pelkkä neliömäärän leikkaaminen ei kuitenkaan välttämättä ole kaikista kannattavin toimenpide.
Pienen neliöhinnan sijaan voi olla fiksumpaa tarkastella tilatehokkuutta. Tilatehokkuus mittaa sitä, paljonko toimitiloissa on neliömetrejä yhtä työpistettä kohden.
Optimaalinen ja järkevä tilatehokkuuslukema riippuu paljon yrityskulttuurista ja toimialasta. Kaikkialla tilatehokkuuden tarkastelussa on kuitenkin sama ajatus, eli se, että järkevällä suunnittelulla samat ominaisuudet ja työtilat on mahdollista saada mahtumaan pienempään neliömäärään.
Hybridityön aikakaudella työntekijämäärä ei myöskään suoraan määritä tarvittavaa tilamäärää. Tärkeämpää on tilojen kyky tukea erilaisia työnteon muotoja. Siksi toimitilakustannuksia ja -muutoksia kannattaa tarkastella tilan tarpeellisiin toimintoihin keskittyen.
– Ennen toimitilan vaihtamista kannattaa kartoittaa sekä liiketoiminnan että työntekijöiden tarpeet ja toiveet, sekä pohtia mihin suuntaan yrityskulttuuria ja työnteon malleja halutaan johtaa.
Lue myös: Toimitilakulut, hybridityö ja toimiston käyttöaste – johtajalta kysytään nyt näkemystä
Lataa maksuton opas: toimitilakustannukset ja hybridityö
Investointi toimitiloihin on strateginen panostus henkilöstöön ja yrityksen tulevaisuuteen
Toimitiloista puhuttaessa keskustelu kääntyy usein kustannuksiin. Säästöjen saavuttaminen tiloja optimoimalla on fiksua, mutta kuten todettua: tilakustannukset ovat usein suhteessa henkilöstökustannuksiin pienet.
Siksi on hedelmällisempää tarkastella toimitiloja strategisena investointina, joka maksaa itsensä takaisin parempana tuottavuutena ja sitoutuneempana henkilöstönä. Tilojen laatu ja mukavuus voivat suoraan vaikuttaa siihen, kuinka tyytyväisiä ja tehokkaita työntekijät ovat.
Toimitiloihin investoiminen voi loppujen lopuksi tarkoittaa panostusta hyvin yksinkertaisiin asioihin:
– Viihdykkeet, kuten uima-altaat ja biljardipöydät, eivät ole syy siihen, miksi ihmiset tulevat toimistolle. Ne voivat olla mukavia lisiä, mutta tärkeintä on työnteon perusedellytykset: tarpeisiin sopivat tilat, ergonomiset kalusteet, toimivat työvälineet ja riittävä työrauhaa, Kaasalainen kiteyttää.
Lukuvinkki: Viihtyisä toimisto tukee työkykyä ja vetää puoleensa myös kotitoimistolle juurtuneet työntekijät
Tee Varman toimitilahaku ja löydä heti vapaat toimitilat
Etsitkö uutta, viihtyisämpää toimistoa? Toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti!
Varman toimitilavuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo kolmatta vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!
Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta!