Työn tehokkuus keskiöön – miten tehokas työskentely mahdollistetaan tilaratkaisuilla?

Työn tehokkuus ei tarkoita pelkästään hiljaista keskittymistyötä omissa työhuoneissa tai hiljaisissa työtiloissa. Tehokkuus ilmenee myös tiimien sujuvana yhteistyönä, nopeana ajatusten vaihtona sekä mahdollisuutena kohdata työkavereita luontevasti arjen keskellä.  
 
Hybridityön aikakaudella olennaista on, että tilat tukevat monimuotoista työntekoa ja tilojen määrä suhteessa työntekijöiden tarpeisiin on oikein mitoitettu: tarpeeksi työpisteitä, neuvottelutiloja, puhelinkoppeja, hiljaisen työn alueita sekä paikkoja kohtaamisille.  
 
Lukuvinkki: Monitilatoimisto on parhaimmillaan tehokkaan tietotyön tila – mutta miten se toteutetaan? 

Tehokkuus työssä on paljon monitahoisempi käsite kuin vain tuotettujen tehtävien määrä tai nopeus. Se tarkoittaa myös saumatonta yhteistyötä, uusia ideoita, laadukasta päätöksentekoa ja mahdollisuutta keskittyä olennaiseen ilman jatkuvia häiriötekijöitä.  
 
Moni etätyöhön mieltynyt kokee, että kotitoimiston rauhassa työskentely on tehokasta. Tämä voi pitää paikkansa, kun kyse on keskittymistä ja yksilötyötä vaativista työtehtävistä. Sen sijaan tiimityö on usein tehokkaampaa ja mielekkäämpää kasvokkain. Kasvokkaiset kohtaamiset työkavereiden kanssa antavat tutkitusti lisää energiaa ja lisäävät yhteenkuuluvuuden tunnetta.  

Siksi työn tehokkuus syntyy usein kompromissina; tarvitaan aikaa ja tilat sekä keskittymiselle että kohtaamisille. Toimitiloissa työn tehokkuutta voi edistää varmistamalla, että työympäristö tukee tasapainoisesti sekä yksilötyöskentelyä että ryhmätyötä. 

Tilojen ryhmittely vyöhykkeisiin tukee työn tehokkuutta toimistolla. Toimitilojen suuret rakenteelliset muutokset eivät ole aina välttämättömiä, vaan myös pienillä, mutta harkituilla järjestelyillä voidaan vaikuttaa työn tehokkuuteen. 
 
Vyöhykeajattelulla tarkoitetaan sitä, että toimisto jaetaan eri alueisiin niiden käyttötarkoituksen mukaan. Erikseen määritellyt hiljaiset työskentelytilat, sosiaaliseen kanssakäymiseen varatut vyöhykkeet ja projektityöskentelyyn suunnatut tilat takaavat, että työntekijät löytävät helposti sopivan tilan kuhunkin tehtävään. 
 
Esimerkkejä tilojen ryhmittelystä, jotka voivat tehostaa työntekoa: 

Tiimien tai samankaltaista työtä tekevien henkilöiden työpisteiden sijoittaminen lähelle toisiaan nopeuttaa kommunikointia ja madaltaa kynnystä spontaaneihin ideointituokioihin.

Keskittymistä vaativalle työlle on hyvä olla täysin omia vyöhykkeitä, joissa hiljainen työskentely on mahdollista ilman keskeytyksiä. Hiljaiset työtilat voivat olla erillisiä työhuoneita, työskentelykoppeja tai avoimia tiloja, joissa on sovittu hiljaisen työn pelisäännöistä. 

Toimitilan koosta riippuen, neuvottelutilat ja puhelinkopit voi olla fiksua sijoitta joko kaikki lähekkäin tai rakentaa niille toimiston sisällä useampia vyöhykkeitä. Kun kaikki neuvottelutilat ovat lähekkäin, on kokouksesta toiseen siirtyminen tai vapaan tilan etsiminen äkillisen tarpeen iskiessä nopeampaa. Isossa toimitilassa voi puolestaan olla järkevämpää jakaa neuvottelutiloja useampaan vyöhykkeeseen, jolloin palaveriin hyppääminen ei vaadi koko toimiston tai jopa useamman kerroksen läpi kulkemista. 

Vapaamuotoisemmille kohtaamiselle ja työn lomassa tapahtuvalle nopealle ajatustenvaihdolle on hyvä olla omat vyöhykkeensä. Tällaisissa avoimissa tiloissa työpaikan yhteiset pelisäännöt korostuvat; missä ja milloin on sopivaa nykäistä työkaveria hihasta? Onko esimerkiksi kuulokkeiden käyttäminen merkki siitä, että henkilö toivoo työrauhaa? Kohtaamispaikat ja yhteiset toimintamallit mahdollistavat spontaanit keskustelut matalalla kynnyksellä.  

Hybridityö on muuttanut tilavaatimuksia: esimerkiksi pieniä huoneita Teams-kokouksille ja ad hoc -käyttöön tarvitaan nykyään entistä enemmän. Varman omat Salmisaaren toimitilat tuunattiin tukemaan tehokasta työntekoa hybridiajassa. Muutoksessa panostettiin tilankäytön selkeyttämiseen. 
 
– Selkeät opasteet, värikoodit ja tilakartta tukevat tilojemme käyttöä. Ne auttavat varmalaisia hahmottamaan, mistä löytyy eniten Teams-neukkareita tai mihin suunnata silloin, kun tarvitsee hiljaista tilaa. Myös Siitä vaan -tila syntyi tarpeesta hypätä ilman varauksia vaikkapa puhelinkeskusteluun. Myös työyhteisötilat, tapahtumakäyttöön tarkoitettu Paahtimo ja kuntosali löytyvät nyt entistä helpommin, kommentoi Varman viestintäpäällikkö Reetta Lehto. 
 
Kun toimisto on loogisesti jaoteltu ja opasteet tukevat tilojen käyttöä, tilat palvelevat sujuvasti kaikkia käyttäjiä. Tämä on erityisen tärkeää satunnaisesti toimistolla työskenteleville ja uusille työntekijöille, joille hyvin merkitty ympäristö tarjoaa mutkattoman tavan ottaa tilat haltuun. 
 
Lue koko juttu: Salmisaaren tilat tuunattiin hybridiaikaan – ”Hyödynnämme nyt tiloja entistä järkevämmin” 

Hybridityöajassa teknologian merkitys korostuu. Jotta työ olisi sujuvaa, tekniikan täytyy toimia ja työntekijöiden tulee osata käyttää sitä. Työteho laskee, jos laitteiden ja järjestelmien kanssa säätämiseen menee suhteettoman paljon aikaa tai se aiheuttaa ylimääräistä stressiä.  
 
Selkeät ohjeet, perehdytys ja saatavilla oleva IT-tuki madaltavat valjastavat teknologian tehokkaan työn teon mahdollistajaksi. Esimerkiksi työpisteiden ja neuvottelutilojen digitaaliset varausjärjestelmät ovat sujuvoittaneen tilakäyttäjien arkea jo pitkään ja erilaisten teknologioiden hyödyntäminen tulee todennäköisesti tulevaisuudessa vain kasvamaan.  
 
Uusi askel teknologian hyödyntämisessä on sovellukset, joista kollegan sijainnin voi tarkistaa reaaliajassa. Etenkin suurissa toimitiloissa, joissa tiimeille ei välttämättä ole omia työhuoneita, voi sovelluksesta katsoa, onko työkaveri jossain päin toimistorakennusta.

Tarvitsetko uutta toimitilaa? Toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti! 
 
Varman toimitilavuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua – meillä on tutkitusti jo neljättä vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat! 
 
Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta.