Yrityksen muutto – katso toimitilan vaihtamiseen liittyvät vaiheet ja vinkit

Ensimmäinen ja tärkein vinkkimme yrityksen muutossa on maltti. Varmista, että yrityksellesi on varattuna sopiva, uusi tila ennen kuin irtisanot vanhan sopimuksen. Lisäksi suosittelemme aikatauluttamaan muuton liiketoimintasi kannalta järkevästi niin, ettei toimitilan vaihtaminen sijoitu keskelle yrityksesi kiireisintä sesonkia.

Toimitilapuolella irtisanomisajat ovat tyypillisesti useiden kuukausien, jopa vuoden mittaisia. Vaikka irtisanomisaika voi tuntua pitkältä ja vanha sopimus tekisi mieli irtisanoa mahdollisimman pian, ei juuri sinun yrityksesi tarpeisiin sopivia toimitiloja välttämättä ole parhaillaan vapaana. Älä siis luota tuuriisi, sillä liiketoiminnan harjoittaminen kokonaan ilman tiloja voi osoittautua melkoisen haastavaksi.

Vanha vuokranantajasi pyrkii todennäköisesti vuokraamaan käytöstäsi vapautuvan tilan mahdollisimman pian seuraavalle vuokralaiselle. Joustovaraa yllättävässä ongelmatilanteessa ei siis välttämättä vanhan tilan puolesta ole saatavilla, jos olet irtisanonut sopimuksen liian varhain.
 
Älä irtisano nykyisten tilojesi vuokrasopimusta ennen kuin olet löytänyt sopivat uudet tilat ja varmistunut, että yrityksesi saa ne käyttöön oikealla hetkellä.

Asuntomarkkinoilla yksityishenkilöiden vuokrasopimukset on tapana ajoittaa peräkkäin – kun vanha päättyy niin uusi alkaa heti perään. Yritysmuutossa aikataulua ei kannata suunnitella näin tiukaksi edes pienen yrityksen kohdalla.

Suosittelemme, että aikataulutat uuden vuokrasopimuksen alkamaan vähintään kuukautta aiemmin, kuin vanhan toimitilasi vuokrasopimus päättyy. Tällöin sinulla on sekä vanha että uusi tila käytössäsi samaan aikaan, ja tavaroiden siirtäminen, uuden toimiston sisustaminen ja käyttöönotto sujuu hallitusti.
 
Hybridityön normalisoitumisen myötä toimistoille asettuu luonnostaan kovia paineita, sillä yhä useampi työntekijä pohtii aiempaa tarkemmin, millaisina päivinä toimistolle kannattaa lähteä.

Olet todennäköisesti jo kartoittanut henkilöstösi toiveita ja tarpeita uuden toimitilan etsintöjen pohjalle. Kun tila on valittu, on aika konkretisoida toiveet ja keskustella tehtävistä muutoksista käytännössä.

Hybridityön arkipäiväistymisen myötä toimistoille asettuu luonnostaan kovia paineita, sillä yhä useampi työntekijä pohtii aiempaa tarkemmin, millaisina päivinä toimistolle kannattaa lähteä. Uutta tilaa suunnitellessa työntekijöiden palaute kannattaa siis ottaa tosissaan ja huolehtia, että sopivat tilat erilaisiin työtehtäviin ovat varmasti kunnossa.

Jos yhteensopivien sisustuselementtien valinta ei ole vahvinta osaamistasi, suosittelemme palkkaamaan sisustussuunnittelijan mukaan muuttoprojektiisi. Sisustussuunnittelijalta saat hyviä vinkkejä esimerkiksi kalustukseen ja piensisustukseen, jotta yrityksesi uudet tilat tukevat yrityksesi brändiä ja toimiston yleistä tunnelmaa.

Jos omissa verkostoissasi ei ole valmiina esimerkiksi tuttua sisustussuunnittelijaa, voit pyytää vuokranantajan suosituksia tai aikaisempia kokemuksista sopivista palveluntarjoajista.

Lukuvinkki: Yrityspäättäjä: nämä 5 kysymystä auttavat sinua toimiston vetovoiman lisäämisessä
 
Vuokranantajan näkökulmasta on yksinkertaisinta, jos vastaukset ja valtuutukset esimerkiksi uuden toimiston muutostöihin saadaan aina samalta henkilöltä.

Toimitilamuutoissa erillisen muuttoyrityksen palkkaaminen on usein järkevää, sillä siirrettäviä työpöytiä ja -tuoleja, arkistomateriaalia sekä tietotekniikkaa kertyy pienenkin yrityksen tiloista yllättävän paljon.

Huomaathan kuitenkin resursoida muuttoon riittävästi aikaa myös omasta henkilökunnastasi. Muuttoa varten on hyvä nimetä vastuuhenkilö, joka valvoo kokonaiskuvaa ja pitää yhteyttä kaikkiin yrityksenne muuton parissa työskenteleviin tahoihin. Viestintä uuden ja vanhan vuokranantajan, eri suunnittelijoiden, muuttofirman sekä esimerkiksi uusien huonekalujen toimituksista vastaavan tahon kanssa vie aikaa.

Vastuun nimeäminen selkeästi helpottaa prosessin sujuvuutta ja vähentää väärinkäsityksiä. Myös vuokranantajan näkökulmasta on yksinkertaisinta, jos vastaukset ja valtuutukset esimerkiksi uuden toimiston muutostöihin saadaan aina samalta henkilöltä.

Lukuvinkki: Millaisia palveluita kaipaat toimistosi yhteyteen? Lue 10 ajankohtaista esimerkkiä toimitilakiinteistön palveluista
 

Me Varmassa suunnittelemme kanssasi läpinäkyvän aikataulun, jonka avulla luomme askelmerkit onnistuneeseen muuttoon. Yhteisen aikataulun avulla tiedät, milloin organisaatioltasi odotetaan esimerkiksi tietoa tai päätöksiä uuden tilan muutostyömaalle, tai mikä on oikea hetki toteuttaa AV- ja IT-puolen asennuksia.

Jos teette merkittäviä uudistuksia toimistonne kalustukseen ja tietotekniikkaan, suosittelemme tekemään tarvittavat tilaukset ajoissa. Valmistus- ja toimitusajat ovat 2020-luvun alkuvuosina olleet monilla aloilla globaalitasollakin arvaamattomia, joten ennakointi on aiempaa tärkeää, jotta uuden toimiston sisustus valmistuu suunnitellussa aikataulussa.

Varman asiakkaana saat aina henkilökohtaista palvelua matalalla kynnyksellä. Neuvottelet vuokrasopimuksesi suoraan Asset Managerimme kanssa, ja hän myös toimii yhteyshenkilönäsi koko vuokrausprosessin ja vuokrasopimuskauden ajan.

Meillä kommunikointi on suoraviivaista ja päätöksenteko nopeaa, joten esimerkiksi tilamuutoksiin ja vuokran hintoihin liittyvissä kysymyksissä saat vastaukset suoraan Asset Manageriltamme. Tarvittaessa autamme sinut alkuun myös esimerkiksi sisustussuunnitteluun tai AV-/IT-toteutuksiin tarvitsemiesi yhteistyökumppaneiden etsimisessä, jos sinulla ei ole verkostoa valmiina.
 
 
Katso kaikki vapaat toimitilat

Vapaat tilat suosituimmissa sijainneissa: Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere

Etkö löytänyt verkkosivuillamme juuri nyt sinun tarpeisiisi sopivaa toimitilaa?

Ota silti meihin yhteyttä! Asset Managerimme osaavat kertoa vapautuuko sinulle sopivalla aikataululla toimistoja, joita emme vielä ole lisänneet verkkosivuillemme. Kuulemme mielellämme tilantarpeistasi jo hyvissä ajoin, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä, kun toiveitasi vastaava toimitila on vapautumassa ja vuokrattavissa.
 
Ota yhteyttä ja kysy toimitiloista