Hybridityö jatkaa voittokulkuaan, mutta mitä toimistoissa tapahtuu?

Hybridityö on 2020-luvun tietotyön tekemisen uusi normaali, eikä viisipäiväiseen lähityöviikkoon palaaminen vaikuta olevan lähitulevaisuuden todennäköisin ratkaisu monessakaan organisaatiossa.

Tässä artikkelissa kerromme miten eri tavoin hybridityötä voi tehdä, miten sen vaikutukset näkyvät toimistoelämässä ja mitä toimistoille tällä hetkellä tapahtuu.

Hybridityö-termillä tarkoitetaan työskentelymallia, jossa työntekijät voivat työskennellä sekä etä- että lähityössä. Hybridityö yhdistää siis perinteisen toimistotyöympäristön hyödyt etätyön tarjoamaan joustavuuteen.

Hybridityön valtavirtaistumisen katalysaattorina toimi COVID-19-pandemia, jonka vuoksi monet organisaatiot siirtyivät täyteen etätyöhön erittäin lyhyessä ajassa. Etätyövaiheen ja pandemian päättymisen jälkeen monissa yrityksissä palattiin osin toimistolle, mutta haluttiin kuitenkin säilyttää osa etätyön joustavuudesta – nimenomaan tätä kutsutaan hybridityöskentelyksi.

Hybridimallissa työntekijöillä on tyypillisesti mahdollisuus työskennellä osan viikosta etänä omalta kotitoimistoltaan tai muusta valitsemastaan paikasta, kun taas osan viikosta he työskentelevät toimistolla, tapaavat kollegoitaan sekä osallistuvat läsnäoloa vaativiin tapahtumiin tai projekteihin. Viikoittaisten etätyöpäivien määrälle on useissa organisaatioissa asetettu suosituksia, jotta työntekijät saapuisivat toimistolle yhteisöllisyyden ja sitoutumisen näkökulmasta riittävän aktiivisesti.

Lukuvinkki: Millaiseen toimitilaan sitoutua tuleviksi vuosiksi? Toimitilatarpeiden ennakointi haastaa nyt yrityksiä

Koska organisaatioiden tarpeet, tavat ja työskentelykulttuurit vaihtelevat paljonkin, myös hybridimalli on nähtävissä kattokäsitteenä, joka sisältää hyvin monenlaisia tapoja johtaa ja työskennellä.

Joissakin yrityksissä työntekijät voivat vapaasti päättää, milloin haluavat tehdä etätöitä ja milloin käyvät toimistolla. Toisaalta yleinen vaihtoehto on myös se, että organisaatio määrittelee tietyt ajankohdat tai päivät, milloin työntekijöiden odotetaan olevan toimistolla.

Hybridimallin soveltamisessa voi olla myös merkittäviä roolikohtaisia eroja jopa saman organisaation sisällä, sillä tietyt työtehtävät soveltuvat paremmin etätyöhön kuin toiset. Esimerkiksi ohjelmistokehittäjät tai kirjoittajat saattavat pystyä tekemään suurimman osan työstään etänä, kun taas myynti- tai asiakaspalvelutehtävät voivat edellyttää läsnäoloa toimistolla. Myös projektiluontoisessa työssä tiimin voi olla järkevää toimia lähityössä tietyissä projektin vaiheissa, kun taas enemmän syventymistä ja omaa työrauhaa vaativia vaiheita on loogista edistää etätyöpisteen rauhassa.

Johtamisen ja organisaation sisäisten linjausten keskiössä on kuitenkin hyvä pitää tuottavimman työnteon tavan suosimista: työtä kannattaa tehdä siellä, missä se tehokkaimmin ja mielekkäimmin sujuu.

Kiinnostaako sinua, miten toimitilakustannusten optimointi toimistotyön murroksessa onnistuisi parhaiten? Lataa maksuton oppaamme: toimitilakustannukset ja hybridityö

Hybridityöskentelyn sovittaminen erilaisiin toimitilaratkaisuihin on herättänyt paljon keskustelua toimistojen tulevaisuudesta. Millainen on toimiva ja tuottava toimisto, kun työntekijöiden määrä voi vaihdella erittäin paljon eri työpäivien välillä? Miten taataan riittävä määrä hyviä työpisteitä niin, että turhasta tilasta ei koidu ylimääräisiä kustannuksia?

Hybridityön ajassa kustannustehokkaimmaksi ratkaisuksi on osoittautunut toiminnallinen ja organisaation tarpeisiin vastaava, järkevällä tavalla mitoitettu toimitila. Hyvässä toimitilassa ei siis ole liikaa tilaa, ei kehnoja huonejakoja, eikä huonoja kompromisseja edullisen neliöhinnan vuoksi. Tilalle kaivataan nyt erityisesti järkevää ja perusteltua tilasuunnittelua, työnteon tarpeiden huomiointia sekä laadukkaita ja kompakteja neliöitä.

Lukuvinkki: “110 % parempi!” – Muutto uusiin toimitiloihin piristi käyttöastetta ja toimistokulttuuria | Case: Retta

Toimistot eivät siis edelleenkään ole katoamassa mihinkään, vaikka työnteosta on tullut liikkuvampaa. Työntekijöiden tarpeita palvelevan toimiston lisäksi jokaisen yrityksen on tärkeää varmistaa myös, että työntekijöillä on etätyöskentelyyn tarvittavat työkalut ja teknologia. Sujuvan arjen näkökulmasta on myös oleellista linjata selkeät kommunikointikanavat, jotta yhteistyö sujuvat saumattomasti etänäkin.

1. Koska etätyö mahdollistaa itsenäisen työskentelyn, toimistotilojen muutoksissa heti pandemian jälkeen keskityttiin paljon tiimityön ja kokoontumisten mahdollisuuksiin. Tämän jälkeen suuntaus on kääntynyt kohti toimivan työarjen valintoja, eli tehokkaan työn tekemisen mahdollistamiseen. Käytännössä tämä näkyy muun muassa hiljaisen työn tiloina ja toisaalta puhelinkoppien tai uusien neuvotteluhuoneiden lisäämisenä.
2. Jos toimitilan vuokrasopimus on juuri ollut katkolla, ovat jotkin organisaatiot päättäneet vähentää toimitilojensa kokoa, koska kaikki työntekijät eivät ole toimistolla yhtä aikaa ja tilaa on tämän seurauksena yksiselitteisesti liikaa. Toisaalta osa yrityksistä on muuttanut heidän tarpeisiinsa suunniteltuihin ja aiempaa tasokkaampiin tiloihin, sillä ovat huomanneet, ettei vanha tilajako enää palvele nykyistä hybridityöskentelyä.
3. Perinteiset kiinteät työpisteet ovat useissa organisaatioissa muuttuneet joustavammiksi, jaettaviksi työpisteiksi, joita eri työntekijät voivat käyttää tarpeen mukaan. Eri tilojen käyttöasteita myös mitataan, jotta tilankäytön suunnittelu tai sisäiset ohjeet olisivat jatkossa helpompi perustaa dataan.
4. Toimistotiloja on aiempaa enemmän varustettu teknologialla, joka helpottaa sekä etätyötä että toimistolla työskentelyä. Teknologiset muutokset sisältävät esimerkiksi parempia videoneuvotteluvälineitä, pilvipohjaisten työkalujen käyttöä tai tilanvarausjärjestelmiä jaettujen työpisteiden hallintaan.
5. Toimistotilojen suunnittelussa on myös alettu kiinnittää enemmän huomiota työntekijöiden hyvinvointiin ja sitouttamiseen esimerkiksi erilaisten työnteon vyöhykkeiden sekä rentoutumis- ja virkistäytymistilojen keinoin.

Lukuvinkki: Monitilatoimisto on parhaimmillaan tehokkaan tietotyön tila – mutta miten se toteutetaan?

Mietitkö, kuinka paljon aidosti käytätte toimitilojanne hybridityöarjessa ja kuinka paljon niistä kannattaisi maksaa? Entä tiedätkö, mitä teette tilaratkaisuiden kanssa seuraavan kerran, kun toimitilojenne vuokrasopimus on katkolla?

Kokosimme oppaan, jonka avulla käännät toimitilakustannukset käytännön sijoitukseksi kohti pitkän aikavälin kasvua ja kustannustehokkuutta.

Lataa maksuton oppaamme: toimitilakustannukset ja hybridityö

Etsitkö uutta toimistoa Helsingin keskustasta tai Tampereelta, vai tarvitseeko yrityksesi toimivammat liiketilat esimerkiksi Jyväskylästä tai Hyvinkäältä? Toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti.
 
Varman toimitilavuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo kaksi vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!

Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta