Vapaat toimitilat – näin pääset liikkeelle, kun etsit vapaita toimitiloja

Erilaisten tilaratkaisujen kirjo on 2020-luvulla valtava: se mikä yhdelle yritykselle on tärkeää toimistossa, ei välttämättä vaikuta toisen yrityksen silmissä relevantilta.
Tässä artikkelissa kerromme, mihin sinun on hyvä kiinnittää huomiota uutta toimitilaa valitessasi, millaisia kysymyksiä prosessin aikana usein nousee, mitä apua toimitilavalintaan ja -muuttoon on saatavilla, sekä miten vastuullisuus liittyy uuden toimitilan valintaan.

Katso vapaat toimitilat

Uuden toimitilan vuokraaminen avaa useita uusia mahdollisuuksia. Mikä seuraavista on sinun organisaatiosi seuraava tavoite, kun löydät tarpeeseenne sopivat, vapaat toimitilat?

• Kasvaa uusiin mittoihin isommissa tiloissa
• Säästää kustannuksissa aiempaa kompaktimmissa tiloissa
• Muokata työskentely- ja yrityskulttuuria kehitystänne paremmin tukevaksi
• Siirtyä sijainniltaan entistä paremmin toiveitanne vastaavaan kiinteistöön
• Hyötyä aiempaa monipuolisemmista toimitilakiinteistön palveluista
• Hakeutua lähemmäs muita, saman toimialan toimijoita ja hyötyä synergioista
• Muokata toimitilanne ilmettä nykyiseen brändiinne paremmin sopivaksi
• Vaihtaa vuokranantajaa esimerkiksi Varman kaltaiseen, mutkattomaan ja kotimaiseen yritykseen.

Lukuvinkki: Onko toimitilasi vuokrasopimus päättymässä 2 vuoden sisällä? Nyt on oikea aika miettiä nämä 4 asiaa

Lukuvinkki: Uudet toimitilat etsinnässä? Nämä viisi vinkkiä auttavat valinnassa

Kiinteistön sijainti on useimmiten tärkein yksittäinen, uuden toimitilan valintaa ohjaava tekijä. Millaiselta sijainnilta sinä etsit vapaita toimitiloja?

Hyvä sijainti ei tarkoita kaikille samanlaista kohdetta. Toisille organisaatioille kaupunkikeskustan palvelut, julkisen liikenteen hyvä saavutettavuus ja kävelijöiden päävirrat ovat vapaan toimitilan valinnassa tärkeimpiä kriteereitä. Osalle toimijoista taas erityisesti runsas autopaikkojen määrä toimitilakiinteistön pihapiirissä ja nopeat liikenneyhteydet kaupungista ulospäin ovat merkityksellisiä.

Varman toimitilavalikoimasta löydät vuokrattavia kohteita Suomen suurimpien kaupunkien ydinsijainneilta, mutta myös henkilöautoliikenteen tai julkisten liikenneyhteyksien solmukohdista.

Toimiston tilaratkaisut tulee aina sovittaa työn tekemisen tarpeisiin, joten kaikki ei sovi kaikille. Etätyön helppouteen tottuneet työntekijät odottavat toimistolta aiempaa enemmän, ja samalla yritykset ovat motivoituneita houkuttelemaan työntekijöitä takaisin toimistolle.

Lukuvinkki: Ideoita uuden toimiston tilaratkaisuihin – lue arkkitehdin vinkit

Kun oikeanlaiset, vapaat toimitilat löytyvät, arkkitehdin apu koetaan usein tärkeäksi. Uuden toimitilan vuokraus tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden muokata työnteon tapoja, kuunnella henkilöstön toiveita sekä panostaa uudenlaiseen yrityskulttuuriin.

Kun olet löytänyt sijainniltaan yrityksellesi sopivimman vapaan toimitilan, arkkitehti sovittaa organisaatiosi tilatoiveet valittuun kohteeseen. Jos sinua kiinnostavassa kiinteistössä on useampi vapaa toimistotila, voimme vielä tilasovitusta tehdessä yhdessä vertailla eri vaihtoehtoja, ja valita yrityksesi tarpeisiin parhaiten sopivan.

Lue asiakaskokemus: Uudet toimitilat hybridityön tarpeeseen | Case: Pankaboard

Valitsetko työtilan pelkän vuokrahinnan perusteella vai punnitsetko vaihtoehtoja myös työmatkaliikenteen, vastuullisten materiaali- ja energiaratkaisuiden ja esimerkiksi työhyvinvoinnin näkökulmasta? Jokaisen yrityksen toimitilavalinnalla on merkitystä. Se, millaisen toimitilan organisaatiollesi valitset, kertoo omaa tarinaansa myös yrityksesi prioriteeteistä.

Lukuvinkki: Miten vastuullinen toimitilavalintasi on? Kiinnitä huomiota näihin asioihin

Tällä hetkellä lähes puolet Suomen hiilijalanjäljestä syntyy rakennuksista. Me Varmassa toimimme sen eteen, että vuonna 2025 kaikkien kiinteistöjemme sähkö on päästötöntä.

Jo yli 62 rakennuskokonaisuudellamme on BREEAM-ympäristösertifikaatti, joka todentaa kohteen ympäristö- ja vastuullisuustason. Lisäksi Varma osallistui vuonna 2022 neljännen kerran GRESB-arviointiin (Global Real Estate Sustainability Benchmark), jota käytetään globaalisti kiinteistö-, infra- ja sijoitusvarojen vastuullisuuden viitekehyksenä. Varman pisteet olivat 86/100, kun verrokkiryhmä (113 sijoittajaa) sai arvioinnissa keskimäärin 73 pistettä. Pistemäärä oikeutti neljään tähteen eli toiseksi korkeimpaan luokitukseen viisiportaisella arviointiasteikolla. Tämä vastaa korkeaa vastuullisuuden tasoa.

Lue lisää Varman kiinteistöjen vastuullisuudesta

1. Kaikki vuokraamamme toimitilat ovat myös omistuksessamme. Koska omistamme toimitilakiinteistöt itse, haluamme myös pitää ne hyvässä kunnossa. Hyväkuntoiset, peruskorjatut ja siistit toimitilat ovat sekä meidän että asiakkaidemme etu.
2. Asiakkaanamme saat henkilökohtaista palvelua matalalla kynnyksellä. Neuvottelet vuokrasopimuksesi suoraan Asset Managerimme kanssa, ja hän myös toimii yhteyshenkilönäsi koko vuokrasopimuskauden ajan.
3. Kommunikointimme on suoraviivaista ja päätöksentekomme nopeaa. Tilamuutoksiin ja vuokran hintoihin liittyvissä kysymyksissä Asset Managerimme vastaavat sinulle suoraan – meillä sinun ei tarvitse odottaa usean eri tahon hyväksyntää. Jos mieleisesi toimitila on jo vapaana, saamme vuokrasopimukset kuntoon ja tilan käyttöösi tarvittaessa hyvinkin ripeästi.
4. Varma on myös vastuullinen toimija, joka panostaa kiinteistöiden energiatehokkuuteen elinkaaren kaikissa vaiheissa. BREEAM-ympäristösertifikaatti antaa myös vuokralaisillemme aidon mahdollisuuden vertailla eri kiinteistöjen ympäristövaikutuksia. Kiinteistösijoitustoimintamme on pitkäjänteistä työtä ja toimintamme keskiössä ovat pitkän aikavälin investoinnit.

Kokonaisasiakastyytyväisyytemme oli vuonna 2022 jälleen vertailuryhmän paras: Varman vuokralaisten NPS vuonna oli 66 %, vertailuaineiston NPS puolestaan 34 %. 

Lukuvinkki: Varman asiakkaat toimitilavuokrauksen tyytyväisimpiä myös vuonna 2022 – aktiivisten suosittelijoiden määrä kasvanut entisestään

Me Varmassa teemme toimitiloihimme sekä määräaikaisia että toistaiseksi voimassa olevia vuokrasopimuksia. Toimitilan vuokrasopimuksen pituudessa huomioimme asiakkaamme kehitysnäkymät sekä tilaan vuokrasopimuksen alkaessa tehtävien muutosten määrän.

Mitä enemmän muutoksia vuokrattavaan tilaan tehdään, sitä pidemmäksi vuokrasopimusaika yleensä muotoutuu. Toisaalta vain kevyitä muutoksia toteuttamalla olemme tehneet myös lyhyempiä vuokrasopimuksia voimakkaan kasvuhakuisten yritysten kanssa. 

Lue 22 vinkkiämme: mitä yrityksen muuttoprosessissa on hyvä huomioida? 

Autopaikkojen määrä riippuu kohteesta, mutta mitä lähempänä kaupungin keskustaa vuokrattavat, vapaat toimistotilat sijaitsevat, sitä vähemmän niihin yleensä kuuluu autopaikkoja. Usein yritysten on kuitenkin mahdollista vuokrata autopaikkoja läheisistä pysäköintihalleista.

Vapaan toimitilan vuokra riippuu kaupungista ja rakennuksen tarkemmasta sijainnista, kohteen ominaisuuksista, vuokra-ajan pituudesta sekä asiakkaan toiveesta tehtävistä muutostöistä. Me Varmassa neuvottelemme jokaisen toimistotilan vuokran tapauskohtaisesti ja tilasta riippuen teemme sekä toistaiseksi voimassa olevia että määräaikaisia vuokrasopimuksia.

Vapaita toimitiloja löytyy erilaisista kiinteistöistä, mutta tyypillisesti niistä löytyy vähintäänkin monipuoliset kokoustilat ja monista kohteista myös lounasravintola. Monikäyttäjäkohteissa on useimmiten tarjolla aulapalvelut sekä erilaisia toimitilan siisteyteen ja arjen pyörittämiseen liittyviä palveluita. Kaupunkikeskustojen toimitilakiinteistöjen lähellä sijaitsevat kaupungin lukuisat muut palvelut ovat helposti käytettävissäsi.

Vuokrattavan toimiston tilaratkaisua muokataan usein vuokralaisen työskentelykulttuuriin ja brändiin sopivaksi. Varman vuokraamat toimitilat ovat pääsääntöisesti hyvin asiakkaan toiveiden mukaan muokattavissa ja personoitavissa, mutta joissakin historiallisissa kiinteistöissä rakenteelliset ratkaisut tai kiinteistön suojelunäkökulma saattavat hieman vaikuttaa muunneltavuuteen.

Ympäristösertifikaattien ja -standardien tarkoitus on kuvata kiinteistön ja sen taustalla olevien toimijoiden sitoutumista ympäristötavoitteisiin. Sertifikaattien avulla myös eri kiinteistöjen ympäristövaikutusten vertaileminen helpottuu. Esimerkiksi lähes kaikilla Varman toimitilakohteilla on BREEAM-ympäristösertifikaatti. Työskentelemme tavoitteellisesti vastuullisuuden parissa: tavoitteemme mukaan 2025 mennessä kaikkien kiinteistöjemme sähkö on päästötöntä, ja vuoteen 2030 mennessä myös kaikkien kiinteistöjemme lämpö on päästötöntä.

Kun olet kiinnostunut toimitilavuokrauksesta, ota meihin yhteyttä lomakkeella, puhelimitse tai sähköpostilla.

Asset Managerimme ottaa sinuun yhteyttä, kartoittaa tilantarpeesi ja ehdottaa sopivia toimitilavaihtoehtoja.

Tutustu Asset Managerimme kanssa potentiaalisimpiin kohteisiin paikan päällä – eri tilat tuntuvat erilaisilta!

Neuvottele vuokrasopimus kuntoon Asset Managerimme kanssa: toimiston vuokraan vaikuttavat tilan lisäksi myös vuokra-aika ja toimistossa tehtävät muutostyöt.

Sopimusten allekirjoittamisen jälkeen teemme yhdessä suunnitellut muutokset toimitilan sisustukseen ja tilajakoon.

Vuokraamasi tila on käytössäsi sovitusta päivästä alkaen ja sinulle jo tuttu Asset Managerimme toimii yhteyshenkilönäsi Varmalle myös vuokra-aikana.

Ota yhteyttä

Kiinnostavatko liiketilat myös? Lue: Liiketilan vuokraus: 7 mahdollisuutta, jotka uusi liiketila tarjoaa yrityksellesi

Vaikka toimitilahaku ei juuri nyt löytänytkään tarpeisiisi sopivaa vuokratoimitilaa, suosittelemme silti ottamaan meihin yhteyttä. Asset Managerimme osaavat kertoa vapautuuko sinulle sopivalla aikataululla toimistoja, joita emme vielä ole lisänneet verkkosivuillemme. Kuulemme mielellämme tilatarpeistasi jo hyvissä ajoin, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä, kun toiveitasi vastaava toimitila on vapautumassa ja vuokrattavissa.

Kun harkitset toimitilan vuokrausta, ota yhteyttä meihin. Varma on kotimainen, helposti lähestyttävä ja vastuullinen toimija – me teemme toimitilan vuokraamisesta sinulle vaivatonta.

Ota yhteyttä