Toimistotyön tulevaisuus herättää kysymyksiä – mihin tietotyön arki on menossa vuonna 2024?

Haastattelimme pari vuotta sitten PES-Arkkitehdit Oy:n Design Manageria Kai Lindvallia toimistojen trendeistä. Silloin tapetille nousivat muun muassa hybridityöhön soveltuvat tilat, tilojen muuntojoustavuus, toimiston jakaminen vyöhykkeisiin ja kokoontumispaikkoina toimivat working cafet. 

Nykyään nämä kaikki ovat arkipäivää yhä useamman yrityksen toimitiloissa. Mutta mikä on muuttunut ja mitä toimistoissa tapahtuu seuraavaksi? Tässä artikkelissa käymme läpi, mihin tietotyön arki on näkemyksemme mukaan menossa vuonna 2024.

Viime vuosina toimistosta on puhuttu kohtaamispaikkana, jossa kotitoimistoilla viihtyvät työntekijät pääsevät tapaamaan toisiaan kasvotusten. Moni toimitilojaan päivittänyt yritys on tehnyt tilamuutoksia nimenomaan kohtaamiset edellä: on kokoontumistiloja, avoimia työtiloja ja rennosti sisustettuja oleskelutiloja. 

Toimistoa ei kuitenkaan voi rakentaa vain kohtaamisia varten, eikä toimistotyön arki voi rakentua niiden varaan.

– Havaintojemme mukaan toimistojen käyttöasteet ovat viime aikoina hieman kasvaneet. Tässä tullaan kuitenkin sen haasteen eteen, että sellaisella työntekijällä, joka käy toimistolla kolmesta viiteen päivään viikossa, on erilaiset tarpeet ja toiveet kuin sillä, joka käy kerran viikossa, sanoo Työeläkeyhtiö Varman toimitilajohtaja Toni Pekonen.

Aktiivisemmin toimistolla käyvät työntekijät kaipaavat nyt yksilötyölle entistä enemmän rauhallista tilaa. Avointen työtilojen ja vapaasti varattavien työpisteiden sijaan moni toivoo tiimeille omia “kotipesiä”, joissa lähimpien kollegoiden kanssa olisi sekä helppo tavata että keskittyä hiljaiseen työskentelyyn.

Hybridityöajassa toimistojen rooli kohtaamispaikkana tulee varmasti pitämään pintansa, mutta mitä enemmän ihmiset toimistolla viihtyvät, sitä enemmän tarvitaan myös rauhallisia työtiloja keskittymistä vaativille työtehtäville.

Arvot ovat aina ohjanneet yritysten toimitilavalintoja, mutta hybridityöajassa ne korostuvat entisestään. Työterveyslaitoksen julkaiseman Miten Suomi voi? -tutkimushankkeen mukaan lisääntynyt etätyö on nimittäin tuonut mukanaan monia työhön ja hyvinvointiin liittyviä uhkia. 

Tutkimuksen mukaan etätyöllä koettiin olevan haitallisia yhteyksiä muun muassa yksinäisyyteen, tylsisytymiseen työssä, työn ja omien arvojen yhteensopimattomuuteen sekä vähäisempään toivoon ja optimismiin.

Samalla kun yritykset haluavat ylläpitää työntekijöidensä työkykyä ja lisätä toimistojen vetovoimaisuutta, on tilaratkaisuja välillä välttämätöntä tehdä myös kustannustehokkuutta ajatellen. Kun toimiston käyttöaste on pieni, mitoitetaan tiloja sillä oletuksella, että suurin osa työntekijöistä käy toimistolla vain satunnaisesti. 

– Tapahtuu niin sanotusti muna-kana-ilmiö. Kun toimitilojen käyttöasteet ovat pieniä, lähdetään helposti karsimaan neliöistä. Samaan aikaan työntekijät haluttaisiin yhteisöllisyyden ja työkyvyn vahvistamiseksi saada toimistolle, mutta uudet pienemmät tilat eivät välttämättä enää ole työntekijän näkökulmasta vetovoimaiset, Pekonen kommentoi. 

Jos neliöitä karsitaan rajulla kädellä, voi myös käydä niin, että kaikki työntekijät eivät mahdu toimistolle järkevästi samaan aikaan. 

– Vaikka tilat olisi mitoitettu siten, että kaikille pitäisi teoriassa löytyä “joku työpiste”, ei se “joku työpiste” ole työntekijän näkökulmasta houkutteleva. Jos ei näe toimistolle tullessa omaa tiimiä tai saa varattua tarpeeseen sopivaa työpistettä, voi kynnys kotitoimistolta poistumiseen nousta. Yritykset joutuvat tasapainoilemaan tilaratkaisuissa nyt tehokkuuden ja vetovoimaisuuden välillä.

Lukuvinkki: Toimitilakulut, hybridityö ja toimiston käyttöaste – johtajalta kysytään nyt näkemystä

Toimistoilla tarvitaan nyt uudenlaisia ohjeita ja pelisääntöjä. Vaikka hybridityö itsessään on arkipäivää useimmissa asiantuntijaorganisaatioissa, jouduttiin pandemiavuosina hyppäämään liikkuvaan junaan ja sopimaan hybridityön sääntöjä lennosta. 

Arjen käytänteiden luomiseen kannattaa kuitenkin käyttää aikaa ja ajatusta, sekä osallistaa mukaan koko henkilöstö. Parhaimmillaan yhdessä sovitut hybrityön ja tilankäytön toimintamallit tukevat sekä tilaratkaisuja, työkulttuuria että toimistolla viihtymistä.

• Kuinka usein toimistolla olisi hyvä käydä?
• Onko yrityksellä kiinteitä “toimistopäiviä”, joilloin kaikkien oletetaan saapuvan toimistolle vai saako työntekijä itse valita päivät, jolloin käy toimistolla?
• Mitkä tilat ja työpisteet on varattava etukäteen, entä mitä voi käyttää aina niiden ollessa vapaana?
• Mitkä tilat on pyhitetty hiljaiselle työlle ja missä työkaveria puolestaan saa nykäistä hihasta? 

Lue myös: Case Retta: “110 % parempi” – Muutto uusiin toimitiloihin piristi käyttöastetta ja toimistokulttuuria

Työpisteiden ja neuvottelutilojen digitaaliset varausjärjestelmät ovat olleet monessa yrityksessä käytössä jo pitkään. Pekonen ennustaa, että seuraavaksi hyödynnetään yhä enemmän sovelluksia, joissa kollegan läsnäolon voi tarkistaa reaaliajassa.

– Toimistolle lähtemisen kynnystä nostaa se, että ei tiedä törmääkö siellä juuri sinä päivänä vaikkapa omiin tiimiläisiin. Uskon, että erilaisten digitaalisten sovellusten ja varausjärjestelmien monipuolisempi hyödyntäminen tulee kasvamaan. Jos näkee jo edellisenä päivänä, että työkaverit ovat huomenna menossa toimistolle, tulee ehkä itsekin lähdettyä helpommin pois kotoa.

Digitaaliset järjestelmät tuovat avun myös niissä tilanteissa, kun toimitilat ovat suuret, eikä tiimeillä välttämättä ole omia työhuoneita. Silloin voi tarkistaa sovelluksesta, onko työkaveri jossain päin toimistorakennusta.

Stereotypia luovan mainostoimiston tai IT-firman toimistosta elää yhä: pelikoneita ja biljardipöytiä, VR-laseja, kahviautomaatteja ja niin edelleen. Kaiken digitaalisuuden ja teknologian keskellä työntekijät kaipaavat kuitenkin toimistolta nyt yksinkertaisia, arkea helpottavia asioita. 

– Toimiston ei odoteta tarjoavan työntekijälle sirkushuveja. Hybridityön aikakaudella erilaisten toimiston yhteydessä saatavilla olevien palveluiden merkitys korostuu. Kun kotoa ei tule lähdettyä liikenteeseen joka päivä, halutaan toimistopäiviin yhdistää kätevästi arkisten askareiden hoitamista, Pekonen kertoo. 

Kun postipaketin haku, kuntosalilla käynti tai vaikkapa sähköauton lataaminen, sujuvat työpäivän lomassa, on kynnys toimistolle lähtemiseen matalampi. Vaikka toimistolla käydään harvemmin, ovat myös toimitilojen sijainti sekä hyvät kulkuyhteydet edelleen tärkeässä roolissa toimiston vetovoimaisuuden näkökulmasta. 

– Hyvä lounas on edelleen tärkeä. Kun työpaikalta tai sen välittömästä läheisyydestä saa varmuudella maukasta lounasta, välipalaa ja kupin kahvia, ei eväitä tarvitse pakata mukaan joka päivä. Ihan yksinkertaisillakin asioilla on iso merkitys. 

Lukuvinkki: Millaisia palveluita kaipaat toimistosi yhteyteen? Lue 10 ajankohtaista esimerkkiä toimitilakiinteistön palveluista

Vaikka pöly on jo laskeutunut pahimpien pandemiavuosien jälkeen ja tietotyön arki asettunut uusiin uomiinsa, on ilmoilla edelleen epävarmuutta toimitilojen tulevaisuudesta. Yksiselitteistä vastausta siihen, millaiset ovat hyvät ja toimivat tilat kenellekin, ei ole.

Siksi nyt kaivataan joustavuutta, niin ihmisiltä, yrityksiltä, tiloilta kuin vuokrasopimuksiltakin. Helpotusta tarjoavat esimerkiksi tilojen muuntojoustavuus ja monikäyttäjäkiinteistöt, joissa vuokralainen voi varata neuvottelu- ja kokoustiloja joustavasti tarpeen mukaan.

Lukuvinkki: Millaiseen toimitilaan sitoutua tuleviksi vuosiksi? Toimitilatarpeiden ennakointi haastaa nyt yrityksiä?

Varman vuokralaisena voit aina keskustella kanssamme nykyisen toimitilasi kehittämisestä,  lisätilan tarpeesta tai mahdollisista joustoista vuokrasopimuksiin.

Lue myös: Varman asiakkaat toimitilavuokrauksen tyytyväisimpiä myös vuonna 2023

Etsitkö uutta toimistoa? Varman toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti.

Varman vuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo kolmatta vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!

Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta