Moni asiantuntijaorganisaatio painii pahimpien pandemiavuosien jälkeen saman haasteen äärellä: kuinka etätyöhön tottuneet työntekijät saisi houkuteltua säännöllisesti toimistolle? Mitkä elementit tekevät toimistosta niin viihtyisän ja vetovoimaisen, että sinne lähteminen ylittää kotitoimistolle jäämisen helppouden?
On totta, että myös etätyöllä on etunsa. Keskeytyksetön työrauha, omaan työhön liittyvä autonomia ja joustavuus, sekä työmatkoista vapautuva aika ovat työntekijän työkykyä ja työssä viihtymistä tukevia tekijöitä. Harva yritys on enää palaamassa viisipäiväiseen lähityöviikkoon, vaan nyt etsitään uudenlaisia hybridityön malleja, joissa yhdistyvät etätyön ja toimistolla tehtävän työn hyvät puolet.
Täysi etätyöhön siirtyminen ei ole ideaalia, sillä ihmisten välisiä kohtaamisia ja työkulttuuria rakennetaan kuitenkin ennen kaikkea toimistolla. Kasvokkaiset tapaamiset työkavereiden kanssa vahvistavat tutkitusti yhteenkuuluvuuden tunnetta, lisäävät työn merkityksellisyyttä ja antavat energiaa. Siksi toimiston tuunaaminen viihtyisäksi, hybridityöajan vaatimukset huomioon ottaen, tukevat työntekijöiden työkykyä ja lisäävät toimiston vetovoimaa.
Lue myös: Hybridityö jatkaa voittokulkuaan, mutta mitä toimistoissa tapahtuu?
Viihtyisä toimisto mahdollistaa sekä keskittymisen että kohtaamiset
Viihtyisä toimisto ei ole vain tyylikkäästi sisustettu, biljardipöydällä, säkkituoleilla ja modernilla kahvikoneella varustettu tila, vaan paikka, jossa työnteon tulee olla ennen kaikkea sujuvaa. Siksi erilaisiin työtehtäviin tarvitaan erityyppisiä tiloja.
Moni etätöitä suosivaa kokee, että kotona keskittymistä vaativien työtehtävien tekeminen on helpompaa – ja siksi myös toimistolle on tärkeä järjestää rauhallista työskentelytilaa. Rauhallista työtilaa suunnitellessa on hyvä muistaa ääniärsykkeiden lisäksi myös näköärsykkeiden minimointi. Avoimissa työskentelytiloissa on usein paljon vilskettä, johon katse tahtomattakin kiinnittyy keskeyttäen ajatuksen juoksun. Siksi hiljaisen työn tiloissa on hyvä kiinnittää huomiota myös visuaalisesti rauhoittaviin elementteihin, kuten sermeihin ja tilanjakajiin.
Samaan aikaan on tärkeä varmistaa, että toimistolle saapuessa on oikeasti mahdollisuus törmätä työkaveriin, eivätkä ihmiset huku eri puolille rakennusta tai omiin työhuoneisiinsa lukittujen ovien taakse.
Voi olla hyvä idea keskittää työpisteet tiettyyn osaan rakennusta, jotta kohtaamisten mahdollisuus lisääntyy. Lisäksi kohtaamisille kannattaa rakentaa myös erityisesti siihen tarkoitettuja paikkoja, kuten keittiö, kahvila tai rennosti sisustettu oleskelutila.
Viihtyisä ja työkykyä tukeva toimisto rakentuu perusasioista, kuten hyvästä työergonomiasta
Viihtyisässä toimistossa työergonomia on kunnossa. Hyvä työergonomia on yksittäistä työpistettä laajempi käsite, johon liittyy olennaisesti muun muassa oikeanlainen valaistus, akustiikka ja sisäilman laatu. Näillä toimistoympäristön perusasioilla voi olla suuri vaikutus työntekijöiden työkykyyn ja toimistolla viihtymiseen.
Hybridityön yleistyttyä monissa yrityksissä on tilankäytön tehostamiseksi luovuttu työntekijöille nimikoiduista omista työpisteistä ja siirrytty vapaasti varattaviin työpisteisiin. Tämä on fiksu ratkaisu – kunhan työpisteet ovat säädettävissä.
Kun työpiste pitää säätää itselle sopivaksi joka päivä erikseen, on työntekijöitä erityisen tärkeä ohjeistaa ja muistuttaa säännöllisesti hyvästä työergonomiasta. Säädettävien pöytien, tuolien ja näyttöjen lisäksi työergonomiaa voi lisätä esimerkiksi seisomatyöhön tarkoitetuilla seisontamatoilla tai aktivointialustoilla, jalka- ja rannetuilla sekä satulatuoleilla ja istuinpalloilla.
Lukuvinkki: Case Retta: “110 % parempi” – Muutto uusiin toimitiloihin piristi käyttöastetta ja toimistokulttuuria
Hybridityöajassa toimivan teknologian merkitys korostuu toimistoilla
Toimistot kohtaavat hybridiajassa entistä kovempia tietoteknisiä vaatimuksia. Sekä läsnä- että etäosallistujista koostuvat virtuaalikokoukset ja tapahtumien striimaukset vaativat omanlaistaan teknologiaa.
Tekniikan täytyy toimia ja työntekijöiden tulee osata käyttää sitä, jotta työ olisi sujuvaa ja ihmisten välistä yhteyttä voidaan rakentaa myös verkon välityksellä. Toimistolla viihtymistä ei edesauta se, jos tekniikan kanssa tappelemiseen menee suhteettoman paljon aikaa tai se aiheuttaa työpäiviin stressiä ja epävarmuutta.
Selkeät ohjeet, perehdytys ja saatavilla oleva IT-tuki madaltavat kynnystä uusien teknologioiden käyttöönottoon ja tekevät työarjesta sujuvaa myös hybridiajassa.
Toimiston yhteyteen kaivataan nyt arkea helpottavia palveluita ja liikuntamahdollisuuksia
Kun kotoa ei tule lähdettyä liikenteeseen joka päivä, on erilaisten toimiston yhteydessä saatavilla olevien palveluiden merkitys korostunut. Arkea helpottaa, kun toimistopäiviin voi yhdistää erilaisten askareiden hoitamista, kuten postipaketin hakemisen tai vaikkapa sähköauton lataamisen.
Yksi arkea helpottava ja työkykyyn positiivisesti vaikuttava tekijä on monipuoliset kahvila- ja ravintolapalvelut. Kun työpaikalta tai sen välittömästä läheisyydestä saa varmuudella maukasta lounasta, täyttäviä välipaloja ja kupin kahvia, ei eväitä tarvitse pakata mukaan joka päivä ja energiaa riittää intensiiviseenkin aivotyöhön.
Myös tasokkaat sosiaalitilat, taukoliikuntaan soveltuvat tilat tai toimitilan yhteydessä oleva kuntosali ovat tekijöitä, jotka voivat sekä lisätä toimiston vetovoimaa että vaikuttaa positiivisesti työntekijöiden työkykyyn.
Erilaiset toimitilapalvelut lisäävät toimiston vetovoimaa ja vaikuttavat siten joko suoraan tai välillisesti työntekijöiden työssä viihtymiseen.
Tee Varman toimitilahaku ja löydä heti vapaat toimitilat
Etsitkö uutta, viihtyisämpää toimistoa? Toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti!
Varman toimitilavuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo kaksi vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!
Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta