Vetovoimainen toimisto tukee toimivaa hybridityömallia

Viime vuosina on nähty, että suuri osa asiantuntijatyöstä on mahdollista hoitaa onnistuneesti ilman fyysistä läsnäoloa työpaikalla. Miksi siis toimistolle pitäisi edelleen vaivautua, jos läppärin naputtelu laiturin nokassa vie samaan lopputulokseen?

Vaikka päivittäiset tehtävät onnistuisivatkin etänä hienosti, pitkällä aikajänteellä työntekijöiden työtyytyväisyyden, sitoutuneisuuden ja yhtenäisen yrityskulttuurin näkökulmasta myös toimistolla tehtävällä lähityöllä on edelleen oma paikkansa.

Tässä artikkelissa käymme läpi ideoita, miten organisaation omaa hybridityömallia voi kehittää toimitilojen näkökulmasta, kun toimiston roolin painopiste siirtyy päivittäisen työpisteen tarjoamisesta kohti yhteisöllisyyden ja tiimityön mahdollistavaa kohtaamispaikkaa.

Lue lisää: Hybridityö - työarjen valtava muutos muuttaa myös toimistoja  
Tutustu oppaaseen: Hybridityöopas: Näin luot vetovoimaisen toimiston   

Hybridimallin tavoitteena on löytää sopiva kokonaisuus, jolla yhdistetään lähi- ja etätyön parhaat puolet. Kun työntekijöillä on vapautta ja vastuuta valita sopiva työskentelypaikka, työhön keskittyminen sekä työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen helpottuvat. Tämä taas voi vaikuttaa positiivisesti työn tuloksellisuuteen ja työntekijän kokemaan työtyytyväisyyteen.   

• Osa työtehtävistä sujuu parhaiten kasvotusten keskustellen ja ideoiden  
• Kohtaamiset vahvistavat työn merkitystä, yhteenkuuluvuutta ja hyvinvointia, jotka puolestaan parantavat työskentelymotivaatiota
• Vapaamuotoiset lounas- ja kahvihetket työn lomassa antavat energiaa
• Työskentelyn ergonomia on toimistolla helpommin varmistettavissa
• Työn ja vapaa-ajan erottaminen on selkeämpää

• Etätyö mahdollistaa keskittymistä vaativiin työtehtäviin tarvittavan työrauhan
• Työaika voi olla joustavampi ja sitä voi rytmittää työtehtävien mukaan
• Ajansäästö työmatkoissa ja työn ketterämpi yhteensovittaminen muun elämän kanssa
• Työmatkoista johtuva ympäristön kuormitus vähenee
• Paikkariippumaton, sujuva ja tehokas työnteko

Sekä toimistotyöllä että etätyöllä on siis etunsa – ja myös omat haasteensa. Optimaalista lopputulosta ei saavuteta “pakottamalla” työntekijöitä lähityöhön, vaan rakentamalla puitteet ja mallit, jotka mahdollistavat etätyön ja toimistolla tehtävän työn yhdistämisen sujuvasti ja työntekijöille mielekkäällä tavalla. 

Lukuvinkki: Hybridityö jatkaa voittokulkuaan – mutta mitä toimistoissa tapahtuu? 

Se, mikä toimii nyt, ei välttämättä toimi vuoden päästä. On siis tarpeetonta jännittää toimeen tarttumista sillä verukkeella, ettei vuoden tai kahden päähän ole kirkasta näkyvyyttä; organisaation hybridimalli rakentuu parhaiten käytännön kautta jatkuvasti kehittyvänä prosessina.

Hybridityömallia kehittäessä avainasemassa on sen toteuttajien, siis työntekijöiden, kuuleminen. Etätyömahdollisuuteen tottuneet tietotyöläiset haluavat vaikuttaa siihen, missä työnsä tekevät. Saat huomata, että henkilöstön toiveiden huomioiminen ja niihin aidosti reagoiminen näkyvät entistä parempana työtyytyväisyytenä ja sitoutuneisuutena. 

Yksinkertaistetusti hybridityömallin johtaminen voi tapahtua tämän kolmivaiheisen kehityssyklin kautta: 

• Kysy ja kuuntele 
• Linjaa ja ohjeista 
• Tarkkaile ja kehitä

Näitä kolmea vaihetta toistamalla organisaatiosi ei päädy tilanteeseen, jossa henkilöstösi työskentelee sellaisten ohjeiden mukaan, jotka eivät enää tue heidän työnsä tehokkuutta ja joustavuutta.

Avaamme kolmivaiheista kehityssykliä tarkemmin Hybridityöoppaassamme!  

Lataa maksuton Hybridityöopas 

Toimitilalla on suuri vaikutus siihen, toimiiko hybridimalli yrityksessänne käytännössä ja houkutteleeko se puoleensa myös ne työntekijät, jotka ovat taipuvaisempia suosimaan etätyötä. Jotta työntekijät kokevat toimistolla tapahtuvan lähityön mielekkääksi vastapainoksi etätyölle, on toimitilan tarjottava työnteon onnistumista tukevat puitteet.

Vetovoimaisen toimiston luomiseen ei ole yksiselitteistä reseptiä, mutta kiinnitä huomioita ainakin näihin:

1. Työnteon tarpeisiin vastaavat tilat: Onko toimitiloissanne riittävästi sopivia paikkoja kokouksille, puheluille, tiimityölle, keskittymistä vaativalle työlle ja vapaamuotoisille kohtaamisille? Etätyöläinen jää seuraavalla kerralla kotiin, jos toimistolla käydessä kaveria ei näy tai sopivaa työtilaa löydy.
2. Toimiva toimitilateknologia: Pelittävätkö neuvotteluhuoneen laitteet ja yhteydet, kun tärkeä asiakaspalaveri on alkamassa? Voiko tilavarausjärjestelmään varmasti luottaa, eikä tilaan tai työpisteeseen ole tehty vahingossa tuplabookkausta?
3. Työkykyä tukeva ergonomia: Ovatko työpisteet säädettävissä jokaiselle käyttäjälle sopiviksi? Entä onko tilan ilmanlaatuun, akustiikkaan ja valaistukseen kiinnitetty huomiota? Kuivia silmiä siristellessä ei työnteko suju.
4. Monipuoliset toimitilapalvelut: Saako läheltä lounasta? Onnistuuko sähköauton lataus työpäivän aikana? Mitkä muut toimitilapalvelut voisivat helpottaa työntekijöiden arjen sujuvuutta?
5. Toimiston sijainti ja saavutettavuus: Onko toimistolle helppo saapua julkisilla tai omalla autolla? Löytyykö pitkänmatkalaisille ja asiakkaille parkkitilaa? Työmatka on monelle suurin kynnys toimistolle lähtemiseen.

Lukuvinkki: Viihtyisä toimisto tukee työkykyä ja vetää puoleensa myös kotitoimistolle juurtuneet työntekijät

Lue myös: Houkuttelevan toimitilan tuntomerkit – tällaisissa tiloissa yritykset viihtyvät vuonna 2025

Hybridimallin vakiintuminen ottaa aikaa. Ennen suurempiin toimitilamuutoksiin ryhtymistä, on syytä tarkastella nykytilannetta ja kartoittaa mahdolliset tulevat tarpeet. Näillä keinoilla voit pyrkiä ratkomaan kiireisimmät tilahaasteet: 

Toimistokalusteiden uudelleen asemointi, erilaiset akustiikkaratkaisut sekä tilanjakajat ratkaisevat ehkä päällimmäiset haasteet ennestään kelvollisesti toimivien tilojen kehittämisessä, mutta käyttöasteiden laskiessa toimistosi saattaa vaatia suurempiakin tilamuutoksia. Viimeistään tällöin kannattaa ottaa yhteyttä tilasuunnittelun ammattilaiseen. Varman vuokralaisena saat apua toimitilaratkaisujen suunnittelussa: pitkän kokemuksemme sekä kumppaniverkostomme asiantuntemuksen avulla varmistamme toimivat tilaratkaisut yrityksellesi myös muutoksen keskellä.

Lue asiakastarina: Muutto toimivampaan toimistoon toi työntekijät takaisin lähityöhön | Case: Silo AI

Kasvava osa toimitilakiinteistöistä suunnitellaan monikäyttäjätoimistoiksi, joissa rakennuksen yhteiset tilat tuovat joustovaraa omien toimitilojenne yhteyteen. Jos yrityksenne käyttää esimerkiksi 500 paikkaista auditoriota muutaman kerran vuodessa, on vain järkevää, että sen voi tarvittaessa varata omien sopimusneliöiden ulkopuolelta. Kun harvemmin käytettävät kokoustilat tai muuttuvien tilatarpeiden edellyttämät lisätilat on mahdollista varata joustavasti yhteistiloista, vähenevät omalle organisaatiolle kiinteästi osoitetut tilakulut.

Yksi ratkaisu nopeasti muuttuviin tilatarpeisiin on satelliittitoimistojen hyödyntäminen. Tällöin yritys tarjoaa varsinaisen ydintoimiston ohella työntekijöilleen mahdollisuuden käyttää lähempänä heidän asuinpaikkojaan sijaitsevia työskentelytiloja. Pienillä yrityksillä satelliittitoimistot voivat olla esimerkiksi yhteiskäyttöön suunniteltuja toimitiloja, kuten coworking-tiloja, tai joustavasti varattavia tiloja, joihin kokoonnutaan tekemään esimerkiksi projektityötä oman toimiston ulkopuolelle. Satelliittitoimiston avulla yritys voi myös helposti laajentaa toimintaansa toiseen kaupunkiin ja näin rekrytoida osaavaa työvoimaa sieltä missä sitä on.

Lataa maksuton oppaamme: Hybridityöopas: Näin luot vetovoimaisen toimiston 

Etsitkö uutta toimitilaa, joka sopisi paremmin hybridityön tarpeisiin? Toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti!  

Varman toimitilavuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo neljättä vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!  

Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta!