Hiljainen työtila takaa tuottavan lähityön – huomioi nämä asiat toteutuksessa

Pandemian aikana ja sen jälkeen toimistoista tuli ennen kaikkea sosiaalisia kohtaamispaikkoja, joissa pääosin etätyötä tekevät työntekijät kävivät kerran tai pari viikossa tapaamassa kollegoitaan. Nyt lähityön suosio on jälleen kasvussa, ja siksi toimistoille tarvitaan entistä enemmän tiloja, jotka tukevat rauhallista työskentelyä. 
 
Moni tietotyöläinen on tottunut kotitoimiston rauhaan ja kaipaa samanlaista keskittymistä tukevaa ympäristöä myös toimistolla. Hyvin suunniteltu hiljainen työtila on investointi, joka maksaa itsensä takaisin parantuneena työtehona ja henkilöstön tyytyväisyytenä. 
 
Tässä artikkelissa käymme läpi, mistä elementeistä toimiva hiljainen työtila koostuu ja millaisia pelisääntöjä työrauhan takaamiseksi tarvitaan.  
 
Lue myös: Viihtyisä toimisto tukee työkykyä ja vetää puoleensa myös kotitoimistolle juurtuneet työntekijät 

"Saan kotona tehtyä töitä tehokkaammin, kun kukaan ei häiritse." Kuulostaako tutulta? Tämä on yleinen ja hyvin ymmärrettävä perustelu etätyön suosimiselle.  
Yritykset voivat vastata työntekijöiden tarpeeseen rauhoittamalla toimistolta tiettyjä alueita hiljaiseksi työskentelytilaksi. Olemassa olevien tilojen uudelleenjärjestelyillä voidaan luoda keskittymistä tukevia ympäristöjä, jotka mahdollistavat tuottavan lähityön myös toimistolla.

Hiljaisena työtilana voi toimia oma erillinen huone, akustiikaltaan hyvin suunniteltu avotila tai esimerkiksi varattava työskentelykoppi. Tärkeää on minimoida häiriöt, kuten kuten melu ja keskeytykset.  
 
Häiriöttömässä tilassa keskittyminen on helpompaa, mikä voi madaltaa kuormittuneisuutta ja lisätä työn mielekkyyttä.

Lue myös: Hybridityö - työarjen valtava muutos muuttaa myös toimistoja 

Hiljaisen työtilan voi toteuttaa monella eri tavalla. Usein suurta remonttia ei tarvita, vaan hiljaisen tilan voi rakentaa hyödyntämällä olemassa olevia huoneita tai hankkimalla moderneja ”työskentelykoppeja”.

Tyypillisesti hiljaiset työskentelytilat koostuvat seuraavista:

Perinteiset työhuoneet tarjoavat yksityisyyttä ja optimaalista työrauhaa. Hybridityön aikakaudella harvalla on enää omaa työhuonetta tai edes työpistettä, mutta jos olemassa olevat tilat sen sallivat, tätä mahdollisuutta kannattaa hyödyntää. Perinteiset työhuoneet voi tietysti muuttaa kaikille työntekijöille varattaviksi hiljaisen työn tiloiksi.

Modernit työskentelykopit tai puhelinkopit ovat äänieristettyjä moduuleita, jotka voidaan sijoittaa olemassa olevan tilan sisälle. Ne ovat toimiva ratkaisu tilapäiseen keskittymiseen, virtuaalikokouksiin ja spontaaneihin puheluihin, jotka vaativat yksityisyyttä. Näissä tiloissa älykkäät ominaisuudet, kuten automaattinen ilmanvaihto ja valaistuksen säätö, tukevat tehokasta työntekoa.

Hiljaiseen työskentelyyn suunnitellut avotilat mahdollistavat kustannustehokkaan ja yhteisöllisen työskentelyn, kunhan pelisäännöt ovat selkeät. Avotiloja tai suurempia huoneita voidaan muuntaa hiljaisen työn tiloiksi esimerkiksi sermien ja kalusteiden sijoittelun avulla. Yhteisöllinen hiljainen työtila voi syntyä myös ylimääräisestä neuvotteluhuoneesta.

Lukuvinkki: Monitilatoimisto on parhaimmillaan tehokkaan tietotyön tila – mutta miten se toteutetaan? 

Hiljaisen työskentelytilan luominen onnistuu usein pienilläkin muutoksilla selkeyttämällä tilankäyttöä ja yhteisiä pelisääntöjä. Tärkeintä on tunnistaa henkilöstön tarpeet ja vastata niihin joustavilla ratkaisuilla. Keskeisiä elementtejä onnistuneessa toteutuksessa ovat:

• Äänimaailman hallinta. Tämä syntyy akustisten paneelien, mattojen, tilanjakajien ja verhojen avulla. Modernit materiaalit tarjoavat tehokkaita ratkaisuja ilman massiivisia rakenteellisia muutoksia.
• Tilojen keskinäinen sijoittelu. Sijaitseeko kahvihetkille varattu taukotila tai neuvotteluhuone aivan hiljaisen huoneen vieressä? Onko välissä ovea, jonka voi sulkea, jos keskustelu häiritsee työskentelyä? Saisiko hiljaisen huoneen äänieristettyä?
• Joustavat tilanjakajat, jotka muuntuvat tarpeen mukaan. Liikuteltavat sermit ja kevyet väliseinät mahdollistavat monikäyttöisen tilan nopean muokkaamisen eri käyttötarkoituksiin.  
• Työpisteen näköesteet. Tilanjakajat ja sermit tuovat työpisteelle yksityisyyttä ja estävät työskentelyn häiriintymisen visuaalisesti. Myös kalusteet kannattaa sijoitella siten, ettei työpisteeltä ole esimerkiksi suora näkymä ovelle tai kulkuväylälle.
• Ergonomia, jonka peruspilarit rakentuvat säädettävistä kalusteista. Hiljaisessa työtilassa on harvoin jokaiselle omaa kiinteää työpistettä, jolloin säädettävät kalusteet ja näytöt mahdollistavat pitkäkestoisen työnteon.  
• Ilmanvaihto ja lämpötila, etenkin jos hiljaisena työtilana tai puhelutilana toimii pieni koppi. 
• Tilojen varausjärjestelmä. Digitaaliset ratkaisut helpottavat tilojen hallinnointia ja tyypillisesti lisäävät niiden käyttöastetta. Kun työpisteen voi varata hiljaisesta työtilasta vaikkapa edellisenä päivänä, tulee toimistolle lähdettyä varmemmin. 

Hybridityön aikakaudella työpaikan selkeät pelisäännöt korostuvat. Työntekijöiden osallistaminen päätöksentekoon on oleellisessa roolissa, kun tilojen käyttäjät halutaan aidosti sitouttaa yhteisiin sääntöihin ja työnteon malleihin.  

Ei riitä, että päätöksenteossa kuullaan niitä ihmisiä, jotka käyvät toimistolla aktiivisimmin. Hiljaisen työtilan tarve voi olla suurin juuri niille työntekijöille, jotka mieluiten jäävät työskentelemää kotitoimiston rauhaan. Laadukas hiljainen työtila voi olla se avaintekijä, joka houkuttelee myös etäilijät toimistolle.

Yhteisten käytäntöjen avulla varmistetaan hiljaisen työtilan työrauha. Toimiviksi havaittuja pelisääntöjä voivat olla esimerkiksi laitteiden pitäminen äänettömällä, puheluiden hoitaminen erillisissä tiloissa tai ohjeistukset siitä, milloin työkaveria on sopivaa nykäistä hihasta.  
 
Lue myös: Case Silo AI: Muutto toimivampaan toimistoon toi työntekijät takaisin lähityöhön 

Tarvitsetko  uudet toimitilat, jotka vastaavat paremmin erilaisiin työnteon tarpeisiin? Varman toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti. 
 
Varman vuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo neljättä vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!  
  
Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta