Varman toimitilavuokralaiset Kesko ja Solita loivat uudet, palkitut toimistotilat tukemaan erilaisten työtapojen kirjoa ja tulevia muutoksia. Yrityksissä uskotaan vakaasti, että etätyöläiset saadaan vielä takaisin toimistoihin, kun epidemia hellittää. Toimistoille paluuseen ja epidemian tuomiin muutoksiin varautuu myös kymmeniä muita toimitiloja omistava Varma.

 

Teknologia-, data- ja designyritys Solitan työntekijät hyödyntävät ymmärrystään ihmisistä ja teknologiasta luodessaan muun muassa pilvipalveluita asiakkailleen. Kolmisen vuotta sitten he valjastivat nämä taidot oman työympäristönsä kehittämiseen. He haastattelivat henkilöstöä ja mittasivat tilojen käyttäjämääriä. He tutkivat työtapoja ja rakensivat jopa pilottitoimiston, johon osa projektitiimeistä muutti vuoden aikana pariksi kolmeksi kuukaudeksi kerrallaan.

Yhteistyössä Fyran sisustusarkkitehtien kanssa syntyi työympäristökonsepti, jonka mukaisesti Solita aikoo uudistaa kaikki toimitilansa kuudessa maassa. Tuhatpäisen joukon pääpaikoissa, Helsingissä ja Tampereella, konsepti ehdittiin ajaa sisään juuri ennen koronaepidemiaa. Tampereella solitalaiset muuttivat uudisrakennukseen ja Helsingissä työeläkeyhtiö Varman omistamaan, peruskorjattuun kiinteistöön Eteläesplanadilla.

– Konsepti auttaa meitä tarjoamaan jokaiselle solitalaiselle korkeatasoisen ja tunnistettavan työympäristön, joka jättää varaa kasvulle ja sallii työntekijäkulttuurin paikallisia eroja. Tarkoitus on, että tilat sopivat 60–80 prosentin käyttöasteelle, kertoo konseptin kehitystyöstä Solitassa vastannut Teemu Sevon.

Solita aikoo uudistaa kaikki toimitilansa kuudessa maassa tämän palkitun työmpäristökonseptin mukaisesti.

Varmalla on kymmenien omistamiensa toimitilojen kautta kertynyt paljon kokemusta siitä, millaisia tiloja vuokralaiset kaipaavat. Toimitilajohtaja Toni Pekosen mukaan vuokralaiset ovat viime vuosina suosineet lähes poikkeuksetta monitilatoimistoja, jotka tarjoavat jokaiseen työtehtävään sopivan tilan ja joita voidaan säätää joustavasti käyttöasteen mukaan.

–Varmistamme, että vanhaankin rakennukseen saadaan riittävästi muunneltavaa tilaa. Ennen työpisteiden sijoittelua saattoi ohjata rakenteiden ohella muun muassa valaistus, mutta nyt siihenkin on uusia, joustavia ratkaisuja, Pekonen kertoo.

Hän muistuttaa joustavuutta löytyvän muutakin kautta: organisaation kasvaessa tai kutistuessa Varmalla on monesti sopivia tiloja lähellä tai jopa samassa rakennuksessa.

Palkituissa työympäristöissä paljon erilaisia tiloja

 

Solitalaiset työskentelivät monitilatoimistoissa jo ennen uudistusta. Oli avotilaa, puhelinkoppeja ja neuvotteluhuoneita. Uudessa konseptissa tilatyyppejä on peräti 20. On työpisteitä avotilassa, mutta on myös erillisiä tiloja muun muassa projektin tiukimpaan hetkeen, vierekkäin koodaamiseen ja vartin mittaisiin aamupalavereihin, jotka hoidetaan seisten.

– On myös tiloja, joissa videoyhteys muihin toimistoihin on helppo pitää auki isolla näytöllä vaikka koko päivän. Nyt samat järjestelmät auttavat etätyössä, Sevon sanoo.

Uudet toimistot ehtivät Sevonin mukaan saada huippulukemat työtyytyväisyyskyselyssä jo ennen koronaepidemian alkua.

Käyttäjälähtöistä ja joustavaa, totesi myös tuomaristo, joka palkitsi konseptin marraskuussa vuoden työympäristötekona RAKLIn ja IFMAn järjestämässä kilpailussa.

Kolmannelle sijalle tässä kilpailussa nousi K-Kampus, jonka Varma rakennutti Keskolle Helsingin Kalasatamaan metroaseman tuntumaan. Kesällä 2019 sinne muutti 1 700 työntekijää 3 toimialalta ja 8 toimipisteestä.

Keskon K-Kampuksella Kalasatamassa työskentelee 1700 ihmistä eri toimialoilta.

– Aloitimme työympäristön suunnittelun jo kolmisen vuotta ennen muuttoa, kertoo Keskon työympäristöpalveluista vastaava Hanna Laavainen.

Monitilatoimiston ohella K-Kampukseen tulivat muun muassa tuotekehityskeittiö ja -tutkimuslaboratorio sekä tapahtumakeskus.

Kohtaamiset houkuttelevat epidemian jälkeen

 

Varsinaisen työnteon ohella Solita ja Kesko ovat varanneet tiloja myös kehon ja mielen huollolle, kuten lepoon, kuntoiluun ja hierontaan. Työntekijät voivat hakeutua myös isoon yhteiseen kahvilaan tai keittiöön tekemään töitä tai pitämään taukoa kollegoiden kanssa.

– Halusimme, että toimisto on lämminhenkinen kohtaamispaikka, joka tukee luovan työn tekemistä, Sevon toteaa.

Sevonin mukaan yli puolet solitalaisista ennustaa palaavansa toimistolle vähintään pariksi, kolmeksi päiväksi viikossa, kun epidemia hellittää.

– Ihmiset haluavat tulla hyvin toimiviin tiloihin, tavata kollegoita, kehittää asioita yhdessä, sparrata livenä ja syödä jonkun toisen tekemää lounasta, Keskon Laavainen summaa.

Varman Pekonen pitää tärkeänä, että ennen paluuta mietitään, palvelevatko tilat edelleen nykymuodossaan vai onko tarvetta muutoksiin.

– Moni on huomannut, että ilman jatkuvaa matkustamistakin pärjätään, ja kokoukset voidaan hoitaa etänä. Kokoustilojen teknologiaan panostetaan varmasti nykyistä enemmän, jotta kokouksista saadaan miellyttäviä ja toimivia. Oletamme myös, että vuorovaikutus, yhteistyö ja erilaiset tapaamiset lisääntyvät toimistoilla, Pekonen sanoo.

Pekosen mukaan Varmassa selvitetään aktiivisesti, jääkö koronasta pysyviä järjestelyjä ja arkipäivän käytäntöjä turvavälien ja hygienian osalta.

Solita sisusti osan Tampereen-toimistostaan vasta epidemian alettua, joten uudet turvallisuusnäkökulmat pystyttiin ottamaan huomioon alusta asti.

– Emme silti päätyneet suuriin muutoksiin. Valitsimme pöytiin antibakteerisia pintoja ja lisäsimme jonkin verran verhoja ja muita tilanjakajia, joilla olimme varautuneet kasvuun, Sevon kertoo.

Muuntojoustavuus tuo jatkuvaa hyötyä

 

Monitilatoimistojen joustavuus perustuu pitkälti siihen, että vain harvalla on nimetty työpiste. Keskon Hanna Laavainen kertoo, että ihmiset murehtivat tätä kovasti etukäteen, mutta sittemmin muutos on kerännyt kiitosta. Hänen mukaansa onnistumista pohjusti se, että peräti 200 työntekijää osallistui suunnitteluun, viestintä oli erittäin tiivistä ja palautteeseen reagoitiin nopeasti – ja reagoidaan yhä. Kun ensimmäisen vuoden aikana rentojen nojatuolineukkareiden varausaste jäi 65 prosenttiin ja klassikkoneukkareiden nousi 95 prosenttiin, osa rennoista muutettiin lennosta klassikoiksi.

– Kampus ei ole koskaan täysin valmis.

K-Kampuksella työntekijät olivat tärkeässä roolissa uusien tilojen suunnittelussa, ja heidän antamaansa palautteeseen esimerkiksi kalustukseen liittyen reagoidaan nopeasti. Myös talotekniikka joustaa käyttöasteen ja olosuhteiden mukaan.

K-Kampuksella joustaa sisustuksen ohella talotekniikka. Käyttöaste ja olosuhteet ohjaavat automaattisesti valaistusta, lämpötilaa ja ilmanvaihtoa.

– Hyvä sisäilma ja kaiken kaikkiaan turvallisuus, terveellisyys ja hyvinvointi ovat yhä tärkeämpiä tekijöitä, kun toimitiloja rakennetaan tai remontoidaan, Varman Pekonen sanoo.

Pääkonttoreita, satelliitteja ja coworking-tiloja

 

Kun punnitaan toimiston houkuttelevuutta, työympäristön rinnalle nousee väistämättä sijainti.

–Joukkoliikenteen ja erityisesti raideliikenteen läheisyyttä arvostetaan jatkuvasti enemmän, Pekonen sanoo.

Pekonen arvelee, että osa yrityksistä tähtää yhä helpompaan liikkumiseen myös perustamalla pääpaikan rinnalle pienempiä satelliittitoimistoja kotien lähelle.

Laavaisen ja Sevonin mukaan iso yhteinen toimisto on joka tapauksessa tärkeä, koska se edistää yhteistä kulttuuria ja yhteistyötä tiimi- ja toimialarajojen yli.

– Tampereella meillä on kuitenkin myös pieni toimisto yliopiston vieressä, opiskelijoiden lähellä. Ensi vuonna pilotoimme myös pientä yhteistilaa asiakkaan kanssa, Sevon sanoo.

Pekonen uskoo, että myös coworking- ja muut monikäyttöiset tilaratkaisut lisääntyvät edelleen:

– Ne tuovat joustavuutta yrityksen tilatarpeisiin ja työntekijän työmatkaan. Niissä myös pienet yritykset pääsevät kiinni esimerkiksi korkeatasoisiin kokoustiloihin, joita ne tarvitsevat ehkä vain harvoin.

 

Kirjoittanut: Marianna Salin

Kuvat: Riitta Kantinkoski, Kesko, Solita, Varma

Alkuperäinen artikkeli julkaistu: Varma.fi