Ideoita uuden toimiston tilaratkaisuihin – lue arkkitehdin vinkit

– Toimiston tilaratkaisut tulee aina sovittaa työn tekemisen tarpeisiin. Omat, ovella suljettavat työhuoneet (ns. koppikonttorit) ovat tärkeitä esimerkiksi pankkialalla, lakipalveluissa ja erilaisissa muissa luottamuksellisissa kohtaamisissa, kun taas avoimemmasta tilasta hyötyvät erityisesti ne yritykset, joissa tiedonkulun on oltava saumatonta ja työyhteisön välisen kommunikoinnin helppoa, havainnollistaa Lindvall.

Toisaalta etätyöskentelyyn tottuneita työntekijöitä on helpompi saada houkuteltua toimistolle, jos siellä toteutettuihin tila- ja sisustusratkaisuihin on onnistuttu yhdistämään kotona hyväksi havaittuja, keskittymistä tukevia olosuhteita.

– Mielekäs, tehokkuutta tukeva ja yhteisöllinen toimisto syntyy työntekijöitä kuuntelemalla. Tähän on hyvä yhdistää haluttua yrityskulttuuria vahvistavia ohjeita ja pelisääntöjä, Lindvall tiivistää.

Erilaisten tilaratkaisujen kirjo on valtava: se mikä yhdelle yritykselle on tärkeää toimistossa, ei välttämättä vaikuta toisen yrityksen silmissä relevantilta.

– Toimistoista tulee 2020-luvulla löytyä lukuisia erilaisia tiloja: hiljaisen työn tiloja, perinteisiä työhuoneita, kokous- ja neuvottelutiloja, ryhmätyötiloja, puhelinkoppeja, yhteisöllisiä kokoontumistiloja koko henkilöstöä varten sekä kahvila tai jokin muu rento taukohuone. Pandemian jälkeen huomionarvoista on erityisesti puhelinkoppien ja neuvottelutilojen tarpeen kasvu – niitä tulee olla riittävästi, sillä yksityisyyteen on etätyössä totuttu, kertoo Lindvall.

– Varsinkin isoissa toimitiloissa vyöhykkeistäminen on nyt tyypillistä. Tällöin tilasuunnittelun yhteydessä toteutetaan usein myös pelisäännöt, jotka ohjaavat työntekijöiden toimintaa kullakin vyöhykkeellä. Pelisäännöt ohjaavat kaikkia toimimaan samalla tavalla, jolloin esimerkiksi hiljaisen työn alueella kukaan ei epähuomiossa aiheuta häiriötä puhumalla puhelimeen.  

Erilaisten tilojen tulisi lisäksi olla mahdollisimman muuntojoustavia. Huonekalujen paikan vaihtamisen on hyvä olla helppoa, jotta esimerkiksi erilaisten pöytäkokonaisuuksien luominen sujuu nopeasti.

– Omia työpisteitä toimistoissa on yhä vähemmän. Toimiva ratkaisu voi olla esimerkiksi tila, josta työntekijät löytävät helposti lukittavia lokeroita omille työvälineilleen. Näin tietokone ja muut töissä tarvittavat asiat on mahdollista säilyttää työpaikalla, eikä oman, nimetyn työpisteen puuttuminen aiheuta haastetta, sanoo Lindvall.

– Tilojen äänimaailma, eli akustiikka ja äänenvaimennus ovat asiakkaidemme yleisimpiä huolia uutta toimitilaa suunniteltaessa. Usein me suunnittelijat keskitymmekin toimiston äänimaailmaan kahdesta eri näkökulmasta: toiset tilat vaativat vaimennusta, toiset taas äänen hyvää heijastumista. Monella on kokemus erityisesti huonosti vaimennetusta avotilasta, jossa yleisen hälyn ja kaikuvien äänien vuoksi on hankala työskennellä.

Äänenvaimennuksen ja -eristyksen on oltava riittävä esimerkiksi neuvottelutiloissa, puhelinkopeissa ja henkilökohtaisissa työhuoneissa. Työpaikalla tulee olla mahdollisuus käydä luottamuksellisia neuvotteluja tai puhelinkeskusteluja niin, etteivät ylimääräiset korvat kuule.  

– Toisaalta isoissa, yleisissä tiloissa, jossa vietetään yhteisiä tilaisuuksia tai pidetään puheita, on pidettävä jo suunnitteluvaiheessa huoli siitä, että äänen heijastumispinnat ovat hyvät ja puhe kuuluu, kertoo Lindvall.

Myös valaistuksen nykymahdollisuudet on hyvä huomioida toimistoissa.

– Ennen oli tavallista, että työpöydälle asetetun valon määrä oli 500 luksia ja käytävävalon määrä 250 luksia. Toimiston katossa olevissa yleisvalaisimissa roikkui naru, jolla valon määrää pystyi säätämään lähinnä sammuttamalla osan kattolampuista, muistelee Lindvall.

– Nykyteknologian mukainen toimistovalaistus tukee työntekijöiden luonnollista biorytmiä ja vireystilaa hyödyntämällä aamulla ja illalla punertavampaa valoa, kun taas keskellä päivää valon sävy on sinisempi. Tällainen vuorokaudenajan mukaan automaattisesti muuttuva valaistus sekä energiansäästönäkökulmasta tärkeä läsnäolotunnistus valoissa on jo aivan arkipäivää.

Myös oman työpisteen valaistuksen säätäminen onnistuu usein esimerkiksi QR-koodin ja oman puhelimen avulla. Oman lähiympäristön muokkaamisen kautta jokainen voi valita ja muovata itselleen parhaan paikan tehdä töitä, ja tämän nähdään lisäävän toimiston vetovoimaisuutta.

– Jos toimitilamuuton yhteydessä on tarkoitus muokata työskentelykulttuuria syvemmin, kannattaa avuksi ottaa palvelumuotoilun menetelmät. Tällöin alan ammattilainen toteuttaa asiakaskyselyn ja pohjustaa muutoksen taustalla olevat tarpeet, ja tarvittaessa myös fasilitoinnin keinoin vie muutosprosessin loppuun asti, kertoo Lindvall.

– Tyypillinen tapaus on esimerkiksi sellainen, että toimitilan pinta-alaa halutaan pienentää ja tilankäyttöä tehostaa siten, että osa työntekijöistä työskentelee pääosin etänä, mutta joutuvat tämän vuoksi luopumaan omista, nimetyistä työpisteistä. Tällainen muutos ei ole kaikille mieluisa, joten työskentelykulttuurin muutoksen läpiviennissä on hyvä hyödyntää asiantuntijaa muutosvastarinnan lieventämiseksi ja työntekijöille parhaan mahdollisen työympäristön toteuttamiseksi, Lindvall suosittelee.

Lue myös: Varman toimitilavuokralaiset Kesko ja Solita loivat uudet, palkitut toimistotilat tukemaan erilaisten työtapojen kirjoa ja tulevia muutoksia

Lue lisää toimistojen muutoksesta: Arkkitehti listasi 7 toimistojen trendiä vuosille 2022–2023

Kun muutto uusiin toimitiloihin lähestyy tai nykyiset tilat kaipaavat muutosta, ota ammattilainen avuksi toimitilojen suunnitteluun. Varman asiantuntijoilla on vuosien kokemus erilaisten toimitilaratkaisujen toteuttamisesta kiinteistöissämme sekä laajat verkostot alan suunnittelutoimistoihin. Anna meidän auttaa sinua saamaan toimitilaneliöistäsi paras irti.

Ota yhteyttä Varman asiantuntijaan

Katso Varman vapaat toimitilat

Vapaat tilat suosituimmissa sijainneissa: Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere