Toimitilakulut, hybridityö ja toimiston käyttöaste – johtajalta kysytään nyt näkemystä

Pienemmät toimitilakulut assosioituvat usein myös mielikuvaan pienemmistä, vaatimattomammista tai heikompien liikenneyhteyksien päässä olevista tiloista. Tämä kehityssuunta ei kuitenkaan tyypillisesti ole liiketoiminnan näkökulmasta toivottu. Miten kuluissa on mahdollista säästää järkevästi ja mitä tilaratkaisujen kanssa kannattaa tehdä nyt? Entä miten päivätasolla vaihteleva toimiston käyttöaste huomioidaan käytännössä?

Tässä artikkelissa pohdimme toimitilakulujen ja hybridityön arjen tapojen optimointia yritysjohtajan näkökulmasta. Lue eteenpäin, niin kerromme miten tehdä toimitilavalintoja, jotka eivät ainoastaan optimoi kustannuksia, vaan myös tukevat yrityksesi pitkän aikavälin kehitystä.

Vaikka toimitilakulujen leikkaamisen tavoite tuo ensimmäiseksi ajatuksen tilojen pienentämisestä, emme suosittele tekemään tätä ratkaisua kevyin perustein tai nopealla aikataululla. Sen sijaan ohjaamme aina asiakkaitamme ensin keskittymään tilan tarpeellisiin toimintoihin. Usein tilojen kehittäminen henkilöstön tarpeen mukaan on pitkällä aikavälillä parempi ratkaisu kuin tilojen karsiminen.

Millaisissa tiloissa sinun yrityksesi työntekijät toimisivat tuottoisimmalla tavalla? Mitkä ovat arjen työnteon konkreettiset tarpeet? Millä tavalla tehokkaan työnteon konkreettiset tarpeet eivät tällä hetkellä täyty nykyisessä toimitilassanne?

Kun tiedät, millaisissa tiloissa työnteko yrityksessäsi sujuisi nykyistä paremmin, on aika aloittaa käytännön suunnittelu.

Lukuvinkki: Hybridityö jatkaa voittokulkuaan – mutta mitä toimistoissa tapahtuu?

Lataa maksuton opas: toimitilakustannukset ja hybridityö

Olemme huomanneet, että usein laadukkaat, toiminnalliset tilat ovat sekä neliömäärältään aiempaa toimistoa pienempiä että samanaikaisesti hinnaltaan edullisempia. Kompaktimpaan, järkevästi suunniteltuun tilaan on mahdollista sijoitella rinnakkaisia toimintoja ja käyttötarkoituksia ilman, että ne häiritsevät toisiaan.

Hybridityön ajassa tarvittavien tilojen määrä ei myöskään enää suoraan korreloi työntekijämäärän kanssa, sillä tilankäytön painetta voidaan jakaa eri päiville. Erilaiset työtehtävät edellyttävät erilaisia tiloja. Kun toimitilakulut nähdään investointina yrityksen tulevaisuuteen eikä negatiivisena, pakollisena kulueränä, myös kulujen hallinta ja optimointi muuttuvat strategisemmiksi. Säästöjen tavoittelu on toki liiketoiminnassa aina järkevää, mutta tehokas ja tuottava työympäristö on toimiston ensisijainen tavoite.

Mikäli yritykselläsi on jo valmiina olemassa oleva tilaohjelma, se helpottaa ja nopeuttaa tilanhakuprosessia, kun esimerkiksi Varman arkkitehtikumppani voi testata tilaohjelmaa eri kohteisiin ja arvioida niiden sopivuutta yrityksesi tarpeeseen. Mahdollisten tilojen rajaaminen tilaohjelman avulla nopeuttaa tilanvalintaprosessia huomattavasti, sillä sopimattomat pystytään rajaamaan huomion ulkopuolelle heti alkuvaiheessa. Toisaalta vaikka tilaohjelmaa ei olisikaan, kannattaa sinun olla yhteydessä Asset Managereihimme!

Lukuvinkki: Monitilatoimisto on parhaimmillaan tehokkaan tietotyön tila – mutta miten se toteutetaan?

Kiinnitätkö sinä toimitilavertailussa huomiosi ensisijaisesti neliövuokraan? Sitä on tyypillisesti pidetty toimitilakustannusten objektiivisena mittarina: mitä edullisempi neliövuokra, sitä edullisempi toimisto. Tämä ei kuitenkaan enää pidä paikkansa.

Jos keskityt uutta toimitilaa valitessa vertaamaan vain mahdollisimman edullisia neliöhintoja, saatat valita tilan, joka ei ole toiminnallisesti yrityksesi tarpeisiin sopiva. Jos tilan käyttötarkoitus ei istu työntekijöidesi tarpeisiin, tarvitset käytännössä entistä enemmän löyhää tilaa, jotta saatte kaikki tarvitsemanne toiminnot asettumaan vuokraamaanne kohteeseen. Turhien neliöiden vuoksi kokonaishinta voi lopulta muodostua yllättävän korkeaksi.

Lukuvinkki: Uudet toimitilat hybridityön tarpeeseen | Case: Pankaboard

Kuten olemme osoittaneet, toimitilat eivät ole pelkästään kulu, vaan ne ovat myös investointi yrityksen tehokkuuteen ja työntekijöiden tyytyväisyyteen.

Seuraatko käyttöasteen kehitystä? Millainen hybridityön ohjeistus yrityksessäsi on? Ohjaatteko organisaatiotasolta työntekijöitä tasaamaan tilojen käytön ruuhkapiikkejä? Millainen olisi optimaalinen työpisteiden käyttöaste yrityksesi toimitiloissa? Iso osa toimistoarjen sujuvuudesta syntyy luonnostaan organisaatiotason ohjeistuksella. 

Jos toimitilakulut ovat yrityksessäsi säästökuurin kohteena, sinun on hyvä huomioida myös mahdollisten leikkausten negatiivinen vaikutus henkilöstöön. Toimimattomat tilat tai huono sijainti heikentävät työntekijöiden sitoutuneisuutta ja ajavat heidät herkemmin etätöihin. Työyhteisön välinen liima heikkenee, ja osaajat vuotavat aiempaa herkemmin muualle töihin. Henkilöstökulut ovat kuitenkin usein toimitilakuluja merkittävästi suuremmat, joten suosittelemme huomioimaan näiden kahden tekijän vaikutuksen toisiinsa.

Toimitilamuutoksia suunnitellessa tärkeintä on aina tuottavan ja tehokkaan työnteon turvaaminen.

Lukuvinkki: Yrityspäättäjä: nämä 5 kysymystä auttavat sinua toimiston vetovoiman lisäämisessä

Miten toimitilakustannukset ovat käännettävissä investoinniksi? Lue lisää oppaastamme.

Oppaastamme opit muun muassa:

• millaisia toimitilateemaisia kysymyksiä me Varmassa kuulemme juuri nyt yrityspäättäjiltä
• mitkä ovat toimitilavalintojen kolme merkittävintä trendiä pandemiavuosien jälkeen
• mitä sinun kannattaa huomioida, jos etsit kustannussäästöjä toimitilamuutosta
• mitkä ovat 2020-luvun alkuvuosien parhaat opit kustannustehokkaisiin toimitilaratkaisuihin

Lue lisää ja lataa opas

Lukuvinkki: ”En todellakaan vaihda pois Varmalta!” – Unelmien liiketila rakentui tukemaan uusia kasvutavoitteita | Case: Sky Beauty

Etsitkö uutta toimistoa Helsingin keskustasta tai Tampereelta, vai tarvitseeko yrityksesi toimivammat liiketilat esimerkiksi Jyväskylästä tai Hyvinkäältä? Toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti.

Varman toimitilavuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo kolmatta vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!

Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta