Hybridityö - työarjen valtava muutos muuttaa myös toimistoja

Pandemia on jäänyt taakse jo useampi vuosi sitten, mutta tunnelma monella työpaikalla on hybridityön osalta edelleen odottava. Erityisesti johtajia mietityttää, miten etätyön edut voidaan sopivissa määrin säilyttää niin, ettei työn tehokkuus, yrityskulttuuri tai työntekijöiden sitoutuneisuus työnantajaa kohtaan kärsi. Toisaalta useat työntekijät ovat edelleen vahvasti etätyön puolestapuhujia, joten jyrkkiä päätöksiä suuntaan tai toiseen uskalleta tehdä.

Tämä artikkeli tarjoaa kattavan katsauksen hybridityöhön ja sen vaikutuksiin yritysmaailmassa. Artikkelista löydät myös käytännönläheisiä neuvoja ja strategisia näkemyksiä, jotka auttavat yritystäsi hyödyntämään työnteon murrosta kannattavasti.

Hybridityön edut ja mahdollisuudet ovat laajasti tunnistettuja. Perinteiseen lähityöhön verrattuna hybridityö mahdollistaa uudenlaista työelämän joustavuutta ja voi auttaa pienentämään turhia kuluja esimerkiksi toimitilojen osalta.

Lukuvinkki: Hybridityö jatkaa voittokulkuaan, mutta mitä toimistoissa tapahtuu?

Hybridityön tavoitteena on usein löytää sopiva kokonaisuus, jolla yhdistetään lähi- ja etätyön parhaat puolet. Kun työntekijöillä on vapautta ja vastuuta valita sopiva työskentelypaikka, työhön keskittyminen sekä työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen helpottuvat. Tämä taas voi vaikuttaa positiivisesti työn tuloksellisuuteen ja työntekijän kokemaan työtyytyväisyyteen. Tästä syystä todella harva yritys harkitsee enää palaamista pelkkään lähityöhön, jossa työskentely tapahtuu vain ja ainoastaan yrityksen tiloissa.

Toisaalta täysi etätyöhän siirtyminenkään ei ole monelle yritykselle esimerkiksi yrityskulttuurin rakentamisen näkökulmasta paras vaihtoehto. Ihmisten väliset kohtaamiset ja kasvokkaiset keskustelut rakentava luottamusta, mahdollistavat hiljaisen tiedon vaihtamisen sekä ovat omiaan esimerkiksi innovointia, ideointia ja yhteistyötä vaativissa työtehtävissä. Kasvokkaiset tapaamiset työkavereiden kanssa vahvistavat tutkitusti yhteenkuuluvuuden tunnetta, lisäävät työn merkityksellisyyttä ja antavat energiaa.

Lue myös: Toimistotyön tulevaisuus herättää kysymyksiä – mihin tietotyön arki on menossa vuonna 2024?

Monista hyödyistään huolimatta hybridityö ei ole täysin ongelmaton työnteon muoto. Haasteita yritysjohtajien näkökulmasta luovat muun muassa uudenlaiset toimitilakysymykset.

Koska hybridityön yleistyminen liikuttaa työntekijöitä joustavasti toimiston ja etätyöpisteiden välillä, tilantarpeen arviointi ei ole enää yhtä suoraviivaista kuin ennen. Etenkin liian suuret tilat ja niistä koituvat ylläpitokustannukset ovat viime vuosina mietityttäneet yrityksiä. Omanlaisensa haasteen voi luoda myös se, jos nykyiset tilat palvelevat neliömääränsä puolesta hyvin, mutta tilajako, toiminnallisuus ja viihtyvyys eivät vastaa hybridityön arjen tarpeisiin. 

Lukuvinkki: Millaiseen toimitilaan sitoutua tuleviksi vuoksiksi: toimitilatarpeiden ennakointi haastaa nyt yrityksiä

Osa organisaatiosta on vähentänyt toimitilojensa kokoa, koska kaikki työntekijät eivät ole toimistolla enää yhtä aikaa, jolloin tilaa on yksiselitteisesti liikaa. Toisaalta osa yrityksistä on muuttanut toimitilastrategiaansa enemmän viihtyvyyttä, toimivuutta ja houkuttelevuutta painottavaksi, mikä näkyy tasokkaampi tiloina. Tässä taustalla on usein havainto, että vanhat toimitilat eivät enää palvelleet nykyistä hybridityöskentelyä. Edukseen erottuvat palvelevat työskentelytilat voivat olla myös kilpailuvaltti työntekijöiden ja asiakkaiden suuntaan.

Tarvittava neliömäärä ei hybridityön ajassa korreloi suoraan työntekijämäärän kanssa, minkä vuoksi tilasuunnittelu on ratkaisevassa roolissa.

Toimitilakustannukset vaikuttavat sekä suoraan että välillisesti yrityksen kilpailukykyyn ja taloudelliseen menestykseen, joten työpisteiden ja neuvottelutilojen käyttöasteen mittaaminen luo pohjaa tuleville tilapäätöksille.

Lue oppaasta, kuinka voit säästää toimitilakustannuksissa hybridityön avulla: Toimitilakustannukset ja hybridityö.

Omalle organisaatiolle sopivin hybridityömalli elää ja kehittyy työarjen mukana. Kolme vaihetta toimivaan hybridityömallin johtamisen prosessiin ovat: kysy ja kuuntele, linjaa ja ohjeista sekä tarkkaile ja kehitä.

Näiden kolmen vaiheen seuraaminen mahdollistaa sen, ettei organisaatio päädy tilanteeseen, jossa henkilöstö työskentelee sellaisten ohjeiden mukaan, jotka eivät todellisuudessa enää tue työn tehokkuutta ja viihtyvyyttä.

Lue 7 vinkkiä hybridityömallin suunnitteluun

Etätyön vapauteen tottuneet tietotyöläiset haluavat hybridityössäkin vaikuttaa siihen, missä ja miten he työtään tekevät. Kun yritys panostaa työntekijöiden toiveiden kuulemiseen ja ottaa ne huomioon työtilojen kehittämisessä, niin työntekijöiden työtyytyväisyys ja sitoutuneisuus todennäköisesti vahvistuvat.

Työntekijöiltä kannattaa kartoittaa esimerkiksi:

• Kuinka monta päivää viikossa keskimääräisesti haluaisit työskennellä toimistolla?
• Millaisia tiloja toimistolla tehtävät työt vaativat?
• Mikä on tärkein toimistolle vetävä tekijä? Mitä haluat, että toimistolta vähintäänkin löytyy?

Työntekijöiden toiveet ja tarpeet tiloja ja työnteon käytänteitä kohtaan voivat vaihdella paljon.  Hybridityömalli voi kuitenkin toimia vain, jos koko työyhteisöä yhdistävät jaetut pelisäännöt, jotka ovat selkeitä kaikille. Kyse on siis paljolti johtamisesta sekä yrityksen että työntekijöiden etua ajavien päätösten viestimisestä henkilöstölle.

Kannattaa linjata esimerkiksi tämänkaltaiset asiat:

• Onko tarpeen määrittää kiinteä viikkokohtaisten toimistopäivien määrä? 
• Millaisissa tilanteessa kokoonnutaan työpaikalle?
• Miten yhteisöllisyyttä ja työkulttuuria vaalitaan käytännössä myös etäpäivinä?

Työnteon toimintamallin kehittäminen on aina muutos, johon tottuminen vie aikaa ja johon reagoiminen on yksilöllistä. Voi olla, että jokainen käytäntö ei olekaan pitkässä juoksussa toimiva.

Päätä hybridityön toimintatapoja muokatessasi aikajänne, jonka jälkeen arvioitte uusien toimintatapojen ja käytänteiden toimivuutta avainhenkilöiden kesken: mikä on mennyt hyvin ja mitä uudessa mallissa tulisi vielä kehittää toimivammaksi?

Yksi yhtenäinen avotyötila tai perinteinen koppikonttori ei enää sovi kaikille työntekijöille eikä kaikkiin työskentelytarpeisiin. Siksi olennaista on tarjota työntekijöille joustavuutta ja valinnanvaraa, jolloin ratkaisuna nähdään useimmiten monitilatoimisto.

Lukuvinkki: Monitilatoimisto on parhaimmillaan tehokkaan tietotyön tila – mutta miten se toteutetaan?

Myös toimistotilat ovat siis luonnollisessa muutoksessa. Laajamittaisen etätyön jälkeen työntekijät osaavat odottaa toimistoilta viihtyisyyttä, joka samanaikaisesti tukee työkykyä. Lähityötä suosittelevan yrityksen näkökulmasta tämä ilmiö on tärkeä tunnistaa, sillä kun toimistolle on mukava tulla ja tilat mahdollistavat sujuvan työskentelyn, on niiden käyttöastekin todennäköisesti parempi. Oleellista on pohtia, miten voit tarjota toimiston, joka näyttäytyy työntekijöille vähintään yhtä houkuttelevana vaihtoehtona kuin oma tuttu etätyöpiste kotona? Viihtyisän toimiston ei tarvitse olla luksushuonekaluilla ja viihdykkeillä varustettu. Sen sijaan tärkeintä on, että työnteko on sujuvaa ja tauolle sekä kohtaamisillekin löytyy miellyttäviä tiloja.

Monitilatoimistoissa työtilat jaetaan tyypillisesti erilaisiin vyöhykkeisiin, osastoihin tai huoneisiin, jotka palvelevat erilaisissa tilanteissa ja tarpeissa. Käytännössä monitilatoimistot sisältävät avoimia tiloja, hiljaisia työtiloja, neuvotteluhuoneita, yhteisiä kohtaamis- ja virkistystiloja sekä mahdollisia erikoistiloja yrityksen toimialan mukaan, kuten studioita tai koulutusympäristöjä.  Näin työntekijät voivat valita itse ympäristön, joka mahdollistaa juuri sillä hetkellä tuloksekkaan ja mielekkään työnteon.

Lue lisää toimitilatarpeiden ennakoinnista!

Hybridityötä tukevassa toimitilasuunnittelussa on tärkeää panostaa tilojen toiminnallisuuteen ja siihen, että hiljaiselle työlle, kokouksille ja myös vapaalle keskustelulle on omat paikkansa. Toimivat työskentelytilat ovat toimiston tärkeä vetovoimatekijä, mutta jos toimistolle tullaan kohtaamaan työkavereita, tulee yhteisille hetkille olla tilaa vaikkapa kahvihuoneessa – työhönsä hiljaa keskittyviä häiritsemättä.

Ergonomia on toinen tärkeä seikka, joka vaikuttaa työtilojen houkuttelevuuteen ja työntekijöiden hyvinvointiin. Onko toimistolla istuma- ja seisomapisteitä? Ovatko työpisteet säädettävissä käyttäjänsä mukaan?

Työtilojen rauhallisuudessa on hyvä huomioida äänen lisäksi myös aistiärsykkeiden minimointi. Keskittymistä voi häiritä, jos näkökentässä on paljon vaikkapa avotilalle luonnollista vilskettä. Panosta tarvittaessa rauhoittaviin elementteihin, kuten sermeihin ja tilanjakajiin, joilla saat vähennettyä sekä ääni- että näköhäiriöitä.

Työtilojen toimivuus ja viihtyisyys muodostuu:

• valaistus, akustiikka, sisäilman laatu
• erilaisia tiloja ja työpisteitä eri työtehtäville
• ergonomia, toimiva tekniikka
• kulkuyhteydet, lähellä olevat palvelut (esim. lounasravintolat)
• tauko- ja virkistäytymismahdollisuudet

Lue myös: Viihtyisä toimisto tukee työkykyä ja vetää puoleensa myös kotitoimistolle juurtuneet työntekijät

Pandemian myötä etätyöstä tuli nopeasti ”uusi normaali”, jonka jälkeen alkoi vähittäinen siirtymä hybridityöhön. Muutos on ollut suuri johtamisen ja esihenkilötyön kannalta. Toimitilavalinnat sekä työnteon tapojen johtaminen on noussut uudella tavalla mukaan strategiseen päätöksentekoon, kun peruslähtökohta ei enää ole se, että valtaosa työntekijöistä tekee valtaosin lähityötä.

Etä- ja toimistotyön yhdistelmä hybridinä haastaa tasavertaisen kuulemisen ja kohtaamismahdollisuuksien tarjoamisen – johtamisessa kun on kyse ennen kaikkea ihmisten välisistä suhteita ja vuorovaikutuksesta. Miten tästä pidetään tasavertaisesti huolta riippumatta siitä, missä työntekijä työskentelee? Kuinka paljon on mahdollista linjata yhteisiä käytänteitä ja kuinka paljon tulisi tarjota yksilöllisiin tarpeisiin vastaavaa joustoa?

Yrityspäättäjien on pohdittava entistä tarkemmin johtamisen ja viestinnän käytänteitä sekä työntekijäkokemukseen liittyviä kysymyksiä. Hybridityönaikakaudella tilaratkaisut ovat tässä merkittävässä roolissa.

Toimitilajohtaminen vaatii nyt vahvaa näkemystä, harkittuja pitkän aikajänteen päätöksiä sekä jatkuvaa arviointia siitä, miten tilat palvelevat ja miten niitä tulee tarvittaessa kehittää.

Oikeilla toimitilavalinnoilla voit optimoida kustannuksia ja tukea samalla yrityksen pitkän aikavälin kehitystä. Esimerkiksi laadukkaat, toiminnalliset tilat voivat olla sekä neliömäärältään aiempaa toimistoa pienempiä että samanaikaisesti hinnaltaan edullisempia.

Mikäli yrityksellä on jo olemassa oleva tilaohjelma, se helpottaa ja nopeuttaa tarpeisiin ja tavoitteisiin vastaavien uusien tilojen kartoittamista. Jos tilaohjelmaa ei vielä olisi, niin sinun kannattaa olla yhteydessä Asset Managereihimme, jotka auttavat sinua onnistumaan toimitilavalinnoissa!

Lukuvinkki: Toimitilakulut, hybridityö ja toimiston käyttöaste – johtajalta kysytään nyt näkemystä

Tutustu 2020-luvun alkuvuosien parhaisiin oppeihin ja asiakkaidemme onnistumisiin toimitilavalintojen parissa!

Silo AI:n uusi toimisto sai työntekijät palaamaan takaisin lähityöhön. Tavoitteet keskeisestä sijainnista sekä aiempaa toimivammasta pohjaratkaisusta ja tilan valoisuudesta täyttyivät, kun sopiva ratkaisu löytyi Varman toimitilavalikoimasta. Ennen muuttoa tilat uudistettiin täysin Silo AI:n tarpeiden mukaan vain muutamassa kuukaudessa. Lue koko prosessi ja sen vaikutuksista lisää asiakastarinasta!

Lue asiakastarina

Retan toimitilamuutto paransi työtilojen käyttöastetta ja vaikutti positiivisesti toimistokulttuuriin. Toimitilamuutos nousi tarpeelliseksi samaan aikaan hybridikäytänteiden lisääntyessä. Varman alustava ehdotus tiloista, neliöistä ja vuokratasosta, arkkitehdin pohjapiirros sekä rakennukseen remontoitu mallitila auttoivat monitilatoimiston suunnittelussa ja päätöksenteossa. Lue koko tarina ja katso kuvat!

Lue asiakastarina

Hybridityö on tullut jäädäkseen, mutta on mahdoton sanoa, mitä se tarkalleen tulee tarkoittamaan kunkin työpaikan arjessa keskipitkällä ja pitkällä aikajänteellä.

Varmaa on se, että monimuotoisuutta, joustavuutta, työntekijöiden kuulemista ja tarpeiden huomioimista sekä jatkuvaa tilantarpeen arviointia ja kehittämistä tullaan edelleen tarvitsemaan. Suuria hätiköityjä päätöksiä ei yleensä kannata tehdä, ja usein esimerkiksi nykyisten tilojen kehittäminen voi olla toimivampi ratkaisu, kuin liian äkillinen pienempiin tiloihin siirtyminen.

Työtiloilta tullaan vaatimaan monipuolisuutta, toimivuutta sekä viihtyvyyttä. Niiden on tuettava ensi sijassa tehokasta työskentelyä, mutta samalla mahdollistettava kohtaamisia ja paikkoja palauttaville hetkille. Kustannustehokkaat ja aitoon käyttötarpeeseen vastaavat tilat, koon ja toiminnallisuuksien osalta, ovat osa yrityksen tiedostavia valintoja. Niin ikään ympäristönäkökulmista tarkasteltuna turhan suuret alihyödynnetyt tilat eivät ole kestäviä ratkaisuja.

Sijainnilla on olennainen merkitys hybridityön aikakaudella ja työntekijöiden houkuttelemisessa toimistolle. Kun työpaikalle on helppo saapua, esimerkiksi julkisilla liikennevälineillä tai omalla autolla suoraan työpaikan parkkipaikalle, kynnys työmatkan taittamiseen ei ole niin suuri. Jos toimitila sijaitsee keskeisellä paikalla palveluiden äärellä, voi työpäivään olla helpompi yhdistää myös muita asiointeja tai harrastuksia.

Etsitkö uutta, viihtyisämpää toimistoa? Toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti!

Varman toimitilavuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo kolmatta vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!

Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta!