Hybridityö ja uudet toimitilat – mitä uusia kysymyksiä 2020-luvun ensimmäiset vuodet ovat nostaneet esiin?
Digitalisaation ja lisääntyneen etätyön myötä työn luonne ja työn tekemisen mallit ovat muuttuneet. Joillakin työpaikoilla on havahduttu siihen, että arki nykyisellä toimistolla ei ole enää sujuvaa.
Vanha toimitila saattaa olla neliömäärältään sopiva tai tilaa voi olla lisääntyneen etätyön vuoksi liikaa, eikä toimisto enää parhaalla tavalla palvele tarkoitustaan:
- etäpalavereita varten ei löydy sopivia neuvottelutiloja tai puhelinkoppeja
- tilat ovat käyttäjämäärään nähden liian suuret tai useassa kerroksessa, jolloin kohtaamiset kollegoiden kanssa jäävät vähäisiksi
- arjen sujuvuutta helpottavia palveluita, kuten lounasruokalaa ei ole lähellä
Jos yllä listatut haasteet kuulostivat tutulta ja tarvitset uudet toimitilat, lue tästä artikkelista Varman viisi vinkkiä valintaprosessia varten!
1. Mieti mitä tiloissa tullaan tekemään ja millainen toimitila palvelee tarkoitusta
Kun etsit yrityksellenne uusia toimitiloja, älä mieti ensimmäisenä minkä kokoista, näköistä tai hintaista tilaa tarvitsette. Mieti millaista tilaa tarvitsette – mitä uusissa toimitiloissa tullaan tekemään ja miten tilat palvelevat näitä toimintoja.
Toimistolla työnteon pitää olla sujuvaa. Jos sopivaa soppea rauhalliselle työlle, vapaata neuvotteluhuonetta palavereita varten tai viihtyisää kohtaamispaikkaa työkavereiden kanssa jutusteluun ei löydy, yhä useampi valitsee mahdollisuuksien salliessa etätyön kotona.
Hybridityön lisäännyttyä korostuvat ihmisten kohtaamiseen tarkoitetut kokoontumistilat ja isommat yhteistyöskentelytilat, sekä puhelinkopit ja pienemmät 1–2 hengen neuvottelutilat lisääntyneitä etäpalavereita varten. Vaikka perinteisistä, yhdelle ihmiselle nimetyistä työpöydistä tai -huoneista on useissa työpaikoissa jo luovuttu, ovat toimivat ja hyvin varustellut työpisteet edelleen tärkeässä roolissa työn sujuvuuden kannalta.
Lukuvinkki: Uudet toimitilat hybridityön tarpeeseen | Case Pankaboard
Lataa hybridityöpas: näin luot vetovoimaisen toimiston
Toimitiloilta kaivataan nyt mahdollisuuksia kokoontua yhteen ja rakentaa toimivaa yrityskulttuuria hybridityön keskellä. 2022 mittavasta remontista valmistuneen Bulevardi 7:n viihtyisissä keittiöissä hiljainen tieto vaihtaa omistajaa kahvikupin äärellä.
2. Kerää tietoa nykyisten tilojen toimivuudesta ja käytöstä
Nykytilanteen ja etenkin nykyisen tilan haasteiden hahmottaminen auttaa listaamaan vaatimuksia uusille toimitiloille. Varsinkin henkilömäärältään isommissa yrityksissä työpisteiden lukumäärän tarpeen arviointi voi olla hankalaa, kun päiväkohtaista vaihtelua etä- ja lähityön välillä on paljon. Siksi neuvottelutilojen ja työpisteiden käyttöasteen mittaaminen auttaa kartoittamaan todellista tilantarvetta.
Kartoita tarpeita myös suoraan henkilöstöltä. Millaisia ongelmakohtia työntekijät ovat toimitiloissa havainneet? Millaiset tilaratkaisut sujuvoittaisivat arkea? Entä mitkä seikat lisäisivät yleisesti toimitilan vetovoimaa? Tilan käyttäjiltä saat usein parhaat havainnot ja ideat toimivamman tilan valintaan.
Millaista työtilaa työntekijäsi kaipaavat? Mikä saisi heidät valitsemaan toimistolle lähtemisen etätyön sijaan? Itämerenkatu 11-13 toimistotalosta löytyy tavallisten työpisteiden lisäksi mahdollisuuksia istua vaikka porukalla mukavammin jutustelemaan.
3. Aivan täydellistä toimitilaa ei todennäköisesti ole valmiina – se rakentuu tilan käyttäjien tarpeista
Uusia toimitiloja etsiessä on hyvä muistaa, että juuri teidän tarpeisiinne täydellisesti istuvaa toimitilaa ei todennäköisesti löydy valmiina. Kun kierrät katsomassa uusia toimitiloja, ei tule vastaan sellaista, jossa juuri oikea määrä valmiita työpisteitä odottaisi työntekijöitänne saapuvaksi ja yrityksenne brändivärein maalatut seinät toivottaisivat kävijöitä tervetulleiksi.
Uutta toimitilaa etsiessä tulee käyttää hieman mielikuvitusta – ja kertoa yrityksenne tarpeista mahdollisimman tarkasti Varman Asset Managerille.
Kun kerrot Asset Managerille mitä yrityksenne tekee, millaiset ovat työn tekemisen mallit (esim. lähityö tai hybridityö) millaisia työskentelytiloja tarvitsette ja millainen yrityskulttuurinne on, osaamme auttaa sopivan tilan löytämisen lisäksi esimerkiksi pohjaratkaisuihin, kalusteisiin ja sisustukseen liittyvissä asioissa. Jokainen yritys on omanlaisensa ja sopiva toimitila muotoutuu aina sen käyttäjien tarpeista.
Lukuvinkki: Arkkitehti listasi 7 toimistojen trendiä vuosille 2022–2023
Vapaan toimitilan etsintään on syytä suhtautua kuin olisit valitsemassa tyhjää taulupohjaa maalaustasi varten. Yrityksesi ilmeen ja kulttuurin lisääminen onnistuu kyllä, kunhan puitteet ovat kunnossa. Jos tyhjän paperin kammo iskee, Varman toimitila-ammattilaiset auttavat. Miten teidän työpisteenne asemoituisivat kuvan valoisaan tilaan Malminkadulla?
4. Huomioi sijainti ja toimitilakiinteistön sekä lähiympäristön palvelut
Toimitilan sijainti on jälleen 2020-luvulla korostunut, mutta eri tavalla kuin ennen hybridityöhön siirtymistä. Etätyö mahdollistaa uusien työntekijöiden rekrytoinnit myös kauempaa, ja siksi julkiset kulkuyhteydet on hyvä huomioida uuden toimitilan valinnassa. Kun toimistolle ei enää välttämättä liikuta viitenä päivänä viikossa, on moni valmis matkustamaan hieman pidemmänkin työmatkan.
Kun kotoa sitten lähtee liikkeelle, arkea helpottaa, jos toimitiloissa tai niiden läheisyydessä on saavutettavissa erilaisia palveluita. Myös monet uudenlaiset palvelut, kuten taukoliikuntatilat on otettu monissa yrityksissä ilolla vastaan.
Lue: 10 ajankohtaista esimerkkiä toimitilakiinteistön palveluista
Ysäriltä tutut toimistosaunat tekevät taas paluuta, mutta nyt niissä ei löylytetä kaukomaiden yritysvieraita vaan ylläpidetään oman työporukan yhteishenkeä. Kuvan rustiikkinen saunamaailma löytyy Helsingin Valimo Parkista.
5. Uskalla tehdä päätös uudesta toimitilasta
Uudet toimitilat ovat aina uuden alku. Työelämän murroksessa uusien toimitilojen valinta ja tulevaisuuden tarpeiden ennakointi voi ymmärrettävästi tuntua haastavalta. Päätöstä uusista toimitiloista ei kannata tehdä hätiköidysti, mutta toisaalta tilatarpeiden muuttuminen kesken vuokrasopimuskauden ei ole maailmanloppu.
Lue: Mitä tehdä, jos yrityksen tilantarve muuttuu kesken sopimuskauden
Toimitilavalinnalla on vaikutus yrityksen työkulttuuriin. Siinä missä käytännölliset ja viihtyisät uudet toimitilat lisäävät työpaikan vetovoimaa ja arjen sujuvuutta, on vanhoissa ja toimimattomissa tiloissa sinnittelyllä väistämättä omat vaikutuksensa. Uskalla tehdä päätös uusista toimitiloista ja siitä, mihin suuntaan haluat ohjata yrityskulttuuria toimitilavalinnan myötä.
Valitsetko toimitilan pelkän vuokrahinnan perusteella, vai punnitsetko vaihtoehtoja myös vastuullisten materiaali- ja energiaratkaisuiden näkökulmasta? Espooseen rakentuva puurakenteinen Keilaniemen Portti on esimerkki toimitilakiinteistöstä, joka tukee käyttäjiensä vastuullisuustavoitteita.
Etsinnässä uudet toimitilat? Toimitilahakijan opas auttaa valinnassa
Haluatko lukea lisää toimitilan valinnasta? Kokosimme Varman toimitilahakijan oppaaseen 10 kohdan listan asioista, jotka uutta toimitilaa etsivän on hyvä kartoittaa.
Oppaassa kerromme myös:
- Kuinka luoda vetovoimainen toimitila, joka kannustaa lähityöhön?
- Millaiset toimitilapalvelut helpottavat tilan käyttäjien arkea?
- Mistä tunnistaa vastuullisen kiinteistönomistajan?
Tee Varman toimitilahaku ja löydä heti vapaat toimitilat
Etsitkö uutta toimistoa Helsingin keskustasta tai Tampereelta, vai tarvitseeko yrityksesi toimivammat liiketilat esimerkiksi Jyväskylästä tai Hyvinkäältä? Toimitilahaku näyttää vapaat tilat nopeasti ja vaivattomasti.
Varman toimitilavuokralaisena saat suoraviivaista ja henkilökohtaista palvelua sekä työskentelet vastuullisesti kehittyvissä tiloissa – meillä on tutkitusti jo kaksi vuotta peräkkäin toimialamme tyytyväisimmät asiakkaat!
Löydä uusi toimitila itse tai kysy apua Varman Asset Managereilta